As regras de etiqueta empresarial exigem não deixar cartas sem resposta recebidas de colegas e parceiros. Um papel especial na correspondência oficial pertence à carta de confirmação. Este documento fixa acordos preliminares, os fatos de recebimento e transmissão de qualquer informação, o desejo de participar de um determinado evento, etc. Existem frases-chave bem estabelecidas para cada tipo de carta de confirmação.
Instruções
Passo 1
Prepare um formulário A4 padrão para escrever uma carta de confirmação. No canto superior esquerdo, certifique-se de colocar informações sobre sua organização: nome completo, endereço legal com CEP, números de contato, número de registro estadual primário (OGRN) e outras informações. Indique, no canto superior direito, os dados do destinatário: nome da entidade destinatária, cargo, apelido e iniciais da pessoa a quem é enviada a carta de confirmação, endereço completo para correspondência.
Passo 2
Formule o título do seu e-mail. Isso tornará mais fácil para o destinatário identificá-lo e organizá-lo nos arquivos da sua organização. O título deve ser curto e informativo, por exemplo: “No recebimento de contrato de fornecimento da LLC“NNN”ou“Na confirmação de participação no seminário 02.02.2002”. Digite o título à esquerda sob os detalhes de sua organização.
etapa 3
Afaste 2 a 3 linhas do cabeçalho e digite uma mensagem para o destinatário. Use o formulário padrão de endereço oficial para parceiros de negócios: "Caro Ivan Ivanovich!" ou "Caro Sr. Ivanov!"
Passo 4
Na parte principal da carta de confirmação, descreva resumidamente o fato de que sua organização recebeu quaisquer documentos, bens, serviços do destinatário. A redação deve ser lacônica e não ultrapassar 1 a 2 sentenças: “AAA LLC confirma o recebimento de 2 (duas) vias do contrato de fornecimento de 12.02.2011 nº 34”.
Etapa 5
Se a carta confirmar os acordos alcançados anteriormente, você precisará descrever resumidamente sua essência. Por exemplo, houve uma conversa entre os diretores-gerais das empresas, na qual expressaram sua intenção de cooperação mutuamente benéfica, alcançada durante as negociações de 29 de janeiro de 2010. Envie os documentos necessários para a celebração de um acordo.
Etapa 6
Termine a carta de confirmação com uma frase expressando gratidão e esperança por uma cooperação de longo prazo. Se necessário, também podem solicitar informações ou documentos adicionais ao final da carta: “Confirmamos nossa participação no seminário sobre problemas ambientais no dia 23 de maio de 2008. Envie o questionário dos participantes para nosso endereço”.
Etapa 7
Imprima a carta em duas vias e assine com o chefe da organização. Você enviará uma cópia para o destinatário por correio, a segunda - coloque em seu próprio arquivo para armazenamento.
