Os documentos de acompanhamento são elaborados de forma a confirmar o envio da quantidade de documentos, mercadorias e demais valores materiais neles indicados. Além disso, os documentos de acompanhamento relativos ao transporte de mercadorias podem conter outras informações.
Carta de transmissão
Os documentos oficiais transmitidos são quase sempre acompanhados por uma carta de apresentação. Ele contém os dados do remetente, do destinatário, uma descrição dos documentos e materiais a serem enviados. Também é aconselhável anotar em quantas folhas consiste o documento enviado. A carta de apresentação é redigida como um documento separado em duas folhas, uma das quais permanece com o remetente. Nas organizações, o número de saída e a data são carimbados nas cartas de apresentação. Essas medidas são necessárias para garantir que todos os documentos sejam recebidos com total segurança pelo destinatário. É também, em certa medida, o seguro do remetente.
Documentos de acompanhamento para o transporte de mercadorias
Ao realizar o transporte, os documentos de embarque servem como documentos de acompanhamento, bem como um contrato de transporte escrito. São apresentados sob a forma de guia ferroviário para transporte ferroviário, guia de porte para transporte aéreo, guia de porte para transporte rodoviário e conhecimento de embarque para transporte marítimo.
As informações necessárias sobre a carga (nome, quantidade, forma de determinação do peso, etc.), o expedidor, o destinatário, a distância de transporte e seu valor são lançados na guia de transporte. É o principal documento de transporte e determina a relação entre o expedidor, o transportador e o consignatário.
O conhecimento de embarque também é uma garantia que atesta o direito de seu titular de dispor da carga especificada no conhecimento de embarque e recebê-la após seu transporte. Com base no documento de embarque, o transportador elabora um conhecimento de embarque, no qual o expedidor indica o nome do remetente e do destinatário, as informações necessárias sobre a carga embarcada, o valor do transporte (frete). Pela inexatidão das informações e todas as consequências a elas associadas, o expedidor da carga é responsável perante o transportador.
O conhecimento de embarque confirma a aceitação da mercadoria para transporte e a acompanha durante todo o percurso. Além disso, ele, juntamente com as mercadorias, é transferido pelo transportador para o destinatário.
O conhecimento de embarque em todos os meios de transporte, exceto ferroviário, é elaborado em três ou mais vias, de forma que cada parte tenha uma cópia do conhecimento de embarque em caso de litígio.
O expedidor da carga deverá fornecer ao transportador, além do conhecimento de embarque, também todos os documentos exigidos pelas normas sanitárias, aduaneiras, de quarentena e demais.
