O trabalho de escritório é uma parte importante das atividades de qualquer empresa, o que permite manter registros de todos os documentos administrativos e comerciais. Um funcionário ou uma unidade inteira, cujas tarefas incluem trabalho de escritório, existem em todas as empresas, independentemente de sua forma de propriedade. O trabalho de escritório entregue com competência é uma garantia de um trabalho bem coordenado de toda a empresa e da sua pronta resposta às mudanças nas condições comerciais e de mercado.
Para que serve o trabalho de escritório?
Mais cedo ou mais tarde, após o início das atividades, qualquer empresa se depara com a necessidade de organizar o trabalho com os documentos, que são a ferramenta básica da gestão, pois é com o seu auxílio que se realiza o repasse das diretrizes e se comunicam as decisões de gestão. a um artista específico. O sistema de trabalho de escritório na empresa visa garantir a padronização e uniformidade da documentação, organizar a sua contabilidade e armazenamento de forma a facilitar o trabalho com os documentos comerciais. As funções do sistema de trabalho de escritório incluem:
- competente organização do workflow, garantindo a pronta transferência dos documentos pelo caminho mais curto com mínimo consumo de tempo, permitindo controlar a passagem de qualquer documento e a sua execução em tempo útil;
- um sistema automatizado para registro e contabilidade de toda a documentação de entrada, saída e interna;
- arquivo de documentos, que permite sistematizá-los segundo critérios formais e transformá-los em casos;
- criação de uma nomenclatura de casos - um sistema de códigos de acordo com listas de cabeçalhos de casos, facilitando a sua sistematização e determinando os períodos de armazenamento dos arquivos estabelecidos por regulamentos legislativos ou setoriais.
Se todas essas funções de trabalho com fluxo de documentos na empresa forem implementadas, podemos dizer que o sistema de trabalho de escritório está depurado e funciona conforme necessário.
Aspectos organizacionais e legais
Qualquer documento que contenha os detalhes da empresa é considerado um papel comercial e, portanto, as consequências jurídicas são determinadas para ele, ou seja, este documento já pode ser apresentado em tribunal para a resolução de conflitos e contradições surgidos. Assim, a condução dos trabalhos de escritório deve ser efectuada com base em documentos regulamentares - instruções especialmente elaboradas, verificadas pelo serviço jurídico e aprovadas pela direcção da empresa. Esta instrução não é apenas um manual, mas também um documento de execução obrigatória, pelo que todos os interessados devem conhecê-la mediante assinatura.
Os formulários de documentos, de acordo com os quais a empresa desenvolve suas atividades, devem ser padronizados. A composição dos detalhes que devem ser indicados nos formulários é determinada de acordo com GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos de papelada . O mesmo padrão também estabelece requisitos para o projeto de documentação comercial e administrativa.
