Organizar uma conferência requer uma preparação cuidadosa. Ao dividir esse processo em etapas, você pode minimizar os custos de mão de obra em um alto nível do evento.
Necessário
Computador com acesso à Internet e programas de ajuda para a cidade, telefone
Instruções
Passo 1
Decida sobre o tema da conferência, o número de participantes potenciais, tempo e palestrantes. Negocie com palestrantes para obter consentimento para falar.
Passo 2
Com base no tema e no número planejado de participantes, é necessário selecionar opções para os locais da conferência. Podem ser casas de cultura, salas de conferências de hotéis, restaurantes, centros recreativos e muito mais. A seleção é feita por meio de busca na internet e em diversos diretórios de cidades, com base nos dados obtidos, é formada uma tabela de locais potenciais, indicando o nome, endereço, telefone, número de locais, custo e disponibilidade do equipamento necessário (por exemplo, projetor, tela, microfone).
etapa 3
Ligue para a base de dados resultante de locais potenciais e esclareça, se possível, nos dias desejados, o custo do aluguel, a disponibilidade de serviços adicionais (por exemplo, organizar uma mesa de buffet). Como resultado, escolha um local e data.
Passo 4
Desenvolva um estilo corporativo para a conferência (símbolo, slogan, cores, etc.) e decida os produtos necessários (cadernos de marca, canetas, convites, camisetas e muito mais). Encomende produtos para o evento em empresas de souvenirs. Também forma o programa planejado.
Etapa 5
Envie convites a potenciais participantes em papel timbrado por e-mail ou por meio de uma solução não padronizada usando um mensageiro / correio (por exemplo, para uma conferência sobre floricultura na forma de uma flor feita de tecido em um cartão de design).
Etapa 6
Inscrição dos participantes, detalhes do programa, assistência no traslado e seleção de acomodação (se necessário). Trabalhar com subcontratados para organizar uma mesa de bufê, fotografia e muito mais.
Etapa 7
Na véspera do evento, verifique a disponibilidade do salão - equipamentos, lembranças, organização da mesa do bufê e muito mais.
Etapa 8
Durante o evento, é necessário coordenar o trabalho dos subcontratados: promotores, serviços de catering, fotógrafos e muito mais.
Etapa 9
Após a conferência, envie um e-mail em papel timbrado de agradecimento pela participação no evento, você poderá solicitar feedback.
