Para manter os dados pessoais dos funcionários, alguns empregadores usam os chamados arquivos pessoais. De acordo com o artigo 85 da CLT, os trabalhadores do setor devem receber, armazenar e combinar as informações de cada funcionário. Para isso, é aconselhável utilizar esses arquivos pessoais. Qual é a ordem de seu registro?
Instruções
Passo 1
Em primeiro lugar, convém esclarecer que a gestão de ficheiros pessoais não é um documento obrigatório para as organizações, mas se decidir utilizá-la terá de se reger pelas regras do trabalho de escritório.
Passo 2
Quando um funcionário é contratado, o gerente emite um pedido (instrução) no formulário nº T-1. Com base neste documento, gere um cartão pessoal para um novo funcionário (formulário nº T-2).
etapa 3
Para preencher este formulário, você precisará dos seguintes documentos: passaporte, carteira de trabalho, certificado de registro (TIN), certificado de seguro, carteira de identidade militar (se houver), certificado ou diploma e outros documentos, por exemplo, para um motorista - a carteira de motorista, para cozinheiros - um livro médico, etc.
Passo 4
Faça cópias de todos os documentos acima e arquive-os em um arquivo pessoal em ordem cronológica. Este arquivo é armazenado no departamento de pessoal ou no departamento de contabilidade, as alterações são feitas apenas pelos responsáveis. Mas lembre-se de que a caderneta de trabalho não está incluída no arquivo pessoal, ela deve ser armazenada separadamente em um cofre ou trancada à chave. As pessoas responsáveis pela segurança desses documentos são nomeadas por despacho separado.
Etapa 5
Liste todos os documentos do inventário, faça alterações na coluna especial "Anexos". Também contém os números de série dos documentos, a quantidade de folhas de cada um deles e a data de recebimento.
Etapa 6
Alguns dos documentos do arquivo pessoal são um questionário, uma autobiografia, explicações escritas e quaisquer declarações. Lembre-se que o arquivo não é transferido para o próprio funcionário e, mesmo que seja necessário, o funcionário só pode consultar o arquivo pessoal na presença do responsável.
Etapa 7
Depois que o caso for formado, preencha a página de rosto. Para isso, no centro, ao meio, escreva o número de série deste arquivo, o nome da organização, o cargo do funcionário, bem como seu nome completo.
