A manutenção de documentação especial é parte integrante do departamento de pessoal de uma empresa. Ao mesmo tempo, um arquivo pessoal é obrigatório para cada funcionário. No futuro, os arquivos pessoais serão arquivados em pastas especiais.
Necessário
- - documentos pessoais do funcionário;
- - lista de documentos;
- - uma pasta para um arquivo pessoal.
Instruções
Passo 1
Comece a registrar um arquivo pessoal de um funcionário imediatamente após ser contratado. Não existe um formulário unificado para registrar um caso, portanto, você mesmo pode desenvolvê-lo. Crie cópias do passaporte do funcionário, certificado de seguro de aposentadoria, certificado TIN e outros documentos pessoais, se necessário, como atestado médico e carteira de motorista.
Passo 2
Crie uma capa para seu arquivo pessoal. Indique o nome da sua organização de acordo com os documentos constitutivos, coloque o número serial do processo e a data de sua elaboração. Você também pode escrever a duração do contrato de trabalho com o funcionário. Deixe espaço para anotações sobre demissão, transferência, etc. No centro da capa, coloque o sobrenome, nome e patronímico completo do funcionário, seu cargo.
etapa 3
A primeira página do arquivo pessoal deve conter um inventário dos documentos disponíveis do funcionário. É melhor compilar o inventário em formato eletrônico. Certifique-se de incluir o nome do funcionário autorizado e a data do inventário. As informações sobre os documentos disponíveis podem ser colocadas em forma de tabela, anotando-se o número de cada um deles e efetuando as devidas anotações. Na parte inferior do inventário, deve haver as assinaturas do compilador e do funcionário para o qual o arquivo pessoal está sendo compilado. Anexe cópias de documentos existentes após a lista. Isso é seguido por todos os documentos relacionados ao fluxo de trabalho, por exemplo, um pedido de férias, acordos sobre mudanças no contrato de trabalho, etc.
Passo 4
Arquive seu arquivo pessoal na pasta de arquivamento. Esses documentos devem ser mantidos por um especialista em pessoal ou diretor da empresa com acesso limitado aos dados. Os colaboradores podem receber qualquer um dos documentos em arquivo pessoal, mediante acordo com o gestor e mediante recibo pessoal. Quando um funcionário é demitido ou transferido, o arquivo pessoal é transferido para um arquivo especial sobre ex-funcionários da empresa.
