A questão do armazenamento de documentos refere-se às normas de fluxo de documentos, as quais são desenvolvidas pela organização e aprovadas em sua política contábil. Cada contador-chefe de uma organização decide por si mesmo como armazenar documentos. Depende do tamanho da empresa, dos tipos de atividades e da forma de organizar a contabilidade. Existem várias formas de contabilidade: ordem do diário; mandato memorial; formulário simplificado para pequenas empresas.
É necessário
- - Pastas de fichário,
- - pastas-registradores,
- - documentos fonte.
Instruções
Passo 1
O sistema de contabilidade de ordem de lançamento é o mais comum. Geralmente é usado em programas de automação de contabilidade. Para cada diário de pedido, crie 1 pasta para o ano fiscal.
Passo 2
No pedido de diário número 1, "Caixa" inclui os resultados das transações comerciais na conta 50 "dinheiro". Comece um diário por 1 mês. Para ele, arquive todos os documentos de caixa (ordens de pagamento de entrada e saída, uma folha anexa do livro caixa). O livro caixa é um documento separado.
etapa 3
O segundo pedido de diário nº 2 "Banco". Preencha este diário com extratos bancários com ordens de pagamento anexadas, etc.
Passo 4
No pedido de diário nº 5, "Acordos com clientes" incluem documentos baseados na compensação de sinistros mútuos, refletidos na conta nº 67 "Acordos na ordem de compensação de sinistros mútuos".
Etapa 5
Faturas de bens materiais recebidos de fornecedores, registre-as no diário de ordem número 6 "Acordos com fornecedores e empreiteiros". Procedimento especial de arquivamento de faturas. Mantenha as faturas recebidas dos fornecedores e as segundas cópias das faturas emitidas para os clientes em diários separados.
Etapa 6
Envie relatórios antecipados com vendas e recibos fiscais anexados ao pedido de lançamento nº 7 "Acordos com pessoas responsáveis".
Etapa 7
No diário de ordem número 8, “Liquidações com o orçamento e recursos extra-orçamentários”, registra-se a contabilidade para o cálculo dos impostos.
Etapa 8
Faça cálculos de folha de pagamento no pedido de diário número 10. Arquive uma folha de ponto, folha de pagamento, cópias de pedidos de férias, notas de férias, etc. para ele.
Etapa 9
Inicie um pedido de diário nº 15 "Para outras transações", onde você coloca documentos que não estão incluídos em outros diários. Crie pastas separadas para relatórios: relatórios trimestrais, relatórios anuais, relatórios para o Fundo de Pensão, relatórios para a repartição de finanças, etc.
