A documentação contábil primária da empresa contém informações sobre todas as transações comerciais, movimentação de dinheiro, cálculo e pagamento de salários e pagamento de impostos. Com base nesses documentos, os registros são mantidos, portanto, a perda de até mesmo um documento distorce as demonstrações financeiras e é uma violação legal. De acordo com art. 17 da Lei "Sobre a Contabilidade", as empresas devem garantir de forma independente a segurança dos documentos contábeis.
Instruções
Passo 1
A lei define o período de armazenamento para documentos de contabilidade primária em 5 anos, enquanto o Código Tributário da Federação Russa limita o período de armazenamento a 4 anos. A fim de evitar as penalidades previstas no Código de Contra-Ordenações (Art. 15.11), você ainda deve aderir aos prazos mais longos previstos na lei. Além disso, existe uma lista aprovada pelo despacho de Rosarkhiv de 6 de outubro de 2000. Segundo ela, o período de armazenamento deve ser determinado de acordo com o tipo de cada documento específico.
Passo 2
Estabelecer por despacho os períodos de armazenamento da documentação contabilística primária, tendo em consideração o disposto na lei e os regulamentos que a mesma estabelece. No pedido estipule a partir de que momento deve ser calculado o período de armazenamento. Em geral, o início do período de armazenamento de documentos é 1º de janeiro do ano seguinte ao ano em que o documento foi concluído com trabalho de escritório. Para o livro de compra e o livro de vendas, defina o início do período de armazenamento a partir da data da última entrada (cláusulas 15 e 27 das Regras, aprovadas pelo Decreto do Governo da Federação Russa de 2 de dezembro de 2000 nº 914).
etapa 3
Aloque uma sala separada para documentos contábeis, que deve ser equipada com armários à prova de fogo e cofres especiais. Os cofres destinam-se ao armazenamento de formulários de relatórios rigorosos, além disso, podem guardar os papéis e documentos com a etiqueta "Segredo comercial". Determinar por despacho o procedimento de acesso a estes cofres, responsáveis autorizados pelo contador-chefe, bem como o procedimento de emissão da documentação primária do armazém.
Passo 4
No caso de a empresa ser grande o suficiente e houver muitos documentos, organize um arquivo especial. Deve ser usado para transferir papéis destinados ao armazenamento permanente (eterno) e de longo prazo (mais de 10 anos). Armazene todos os outros documentos contábeis com um período de armazenamento de até 10 anos em uma sala especial até que sejam destruídos.
