De acordo com o artigo 17 da Lei Federal 125-F3, os arquivos dos empregados aposentados estão sujeitos à transferência para o arquivo. Antes de enviar documentos, eles devem ser arquivados, numerados, inventariados e decorados com uma capa. Isso deve ser feito por um oficial de pessoal autorizado.
Necessário
- - pasta;
- - todos os documentos;
- - lápis;
- - inventário;
- - lista de entrega.
Instruções
Passo 1
Para transferir para o arquivo o caso de funcionário demitido, organize os documentos em ordem cronológica inversa. Isso significa que quando você estava empregado, você elaborou um arquivo pessoal, cuja primeira folha era um formulário de emprego. Ao transferir o caso para o arquivo, a primeira folha será uma carta de demissão.
Passo 2
Ao arquivar o arquivo pessoal de um funcionário, ao mesmo tempo, faça um inventário dos documentos a serem arquivados. Num processo pessoal para transferência para o arquivo, arquive todos os documentos disponíveis: questionário ou currículo, cópias de documentos de formação, cópias de ordens de emprego, despedimento e outras ordens que tenham sido emitidas no decurso da actividade do trabalhador. Podem ser ordens para aumentar ou diminuir salários, para transferir, para executar funções adicionais, etc. Anexe também todos os certificados que o funcionário já apresentou à sua organização, uma cópia do contrato de trabalho, acordos adicionais, regulamentos relacionados ao trabalho do funcionário.
etapa 3
Arquive o arquivo em uma pasta com um fichário e numere todas as folhas no canto superior direito. Isso deve ser feito com um lápis simples. Na parte superior, arquive o inventário, assine a pasta, coloque o código da letra na letra inicial do sobrenome do funcionário, bem como na capa da pasta em grande número o ano do desligamento de sua empresa.
Passo 4
Você pode acompanhar o ano de demissão de um funcionário ou de vários que pediram demissão em um ano. Se você é responsável por vários funcionários, coloque todos os arquivos pessoais em uma pasta comum e assine o ano de demissão na capa. No máximo 250 folhas podem ser armazenadas em uma pasta. Forme cada caso complexo não apenas pelo ano de demissão, mas também pelo alfabeto dos sobrenomes.
Etapa 5
Ao transferir todos os casos para o arquivo, faça uma lista de entrega. Na primeira coluna, indicar os números ordinais dos casos, na segunda, os índices de todos os casos de acordo com a nomenclatura. A terceira coluna é preenchida pelo nome dos títulos, a quarta - por datas, a quinta - pelo número de folhas, a sexta - pelo prazo de validade, a sétima coluna você pode preencher se houver notas ou acréscimos.
