O trabalho de qualquer empresa é impossível sem funcionários. Via de regra, para simplificar a contabilização dos movimentos de pessoal, alguns empregadores utilizam os chamados arquivos pessoais no curso de suas atividades comerciais. Em geral, o conceito de "arquivo pessoal" significa uma espécie de arquivo que contém todos os dados pessoais de um funcionário em atividade. O uso de tal sistema de contabilidade não é necessário para pessoas jurídicas, mas para instituições estatais, os arquivos pessoais são um item obrigatório.
Instruções
Passo 1
Como regra, ao se candidatar a um emprego, o funcionário redige um formulário de candidatura. Você, concordando em aceitá-lo para o cargo, elabora uma ordem (ordem) de aceitação. Em seguida, faça cópias de todos os documentos, por exemplo, de um passaporte, de uma certidão de casamento, etc.
Passo 2
Neste ponto, crie um arquivo pessoal. Observe que pastas separadas devem ser criadas para cada funcionário. Faça cópias de todos os pedidos, como um pedido de serviço. Você também vai precisar de cópias da carteira de trabalho, documento educacional, ou seja, todas as cópias dos documentos que você tem à disposição do funcionário.
etapa 3
Depois que todas as cópias forem feitas, arquive-as. Observe que este caso aumentará conforme você trabalha. Ou seja, se forem emitidas ordens contra este funcionário, por exemplo, uma ordem para uma promoção, uma ordem para nomear uma pessoa responsável, uma ordem para conceder licença, etc., então você precisará fazer cópias delas e arquivá-las para seu arquivo pessoal em ordem cronológica … Isso se aplica a todos os documentos de RH em relação ao funcionário.
Passo 4
Faça um inventário interno para se familiarizar facilmente com o conteúdo da caixa. Também é preenchido em ordem cronológica. Todos os documentos do inventário devem ter número de série, data de compilação, título, número de folhas e, possivelmente, algum tipo de nota.
Etapa 5
Os arquivos pessoais dos funcionários devem ser mantidos por um responsável nomeado por despacho do chefe. As correções são permitidas apenas pela mão do responsável, e as informações podem ser visualizadas apenas na presença dessa pessoa.
Etapa 6
Ao dispensar um funcionário, feche seu arquivo pessoal, ou seja, resuma, numere as folhas, escreva o número total de folhas, costure tudo e envie para o arquivo da organização, ao mesmo tempo que completa a lista de entrega.
