Um arquivo pessoal é todo o volume de documentos de um funcionário, que contém as informações pessoais necessárias sobre o funcionário e dados sobre sua antiguidade. O arquivo pessoal é mantido individualmente para cada funcionário, em uma pasta separada. Para que o arquivo pessoal do colaborador permita uma sistematização cómoda das informações sobre o colaborador, existem algumas regras para a sua constituição.
Instruções
Passo 1
Lembre-se de que um arquivo pessoal é compulsoriamente conduzido apenas para funcionários de instituições de serviço público, todos os outros empregadores decidem se conduzem ou não assuntos pessoais a seu critério. Paralelamente, caso seja tomada a decisão sobre a gestão dos ficheiros pessoais dos colaboradores, a documentação deve ser elaborada de acordo com as regras do trabalho de escritório.
Passo 2
O arquivo pessoal de um funcionário inclui uma quantidade bastante grande de documentação, incluindo o perfil do funcionário, sua biografia, recomendações e características, documentos sobre educação, etc. Um dos atributos indispensáveis do arquivo pessoal de um funcionário é um inventário interno de documentos de caso.
etapa 3
Faça um inventário interno de documentos - este é o primeiro documento que é investido no caso. Como o arquivo pessoal é formado em ordem cronológica, o inventário é compilado da mesma forma. Assim, inicialmente é contabilizada no inventário toda a relação de documentos elaborada e recebida do funcionário no momento da contratação. No futuro, ao receber nova documentação, arquive os documentos na caixa e registre-os no inventário em ordem cronológica.
Passo 4
Ao manter um arquivo pessoal de um funcionário, atribua um número de série a cada documento arquivado. Etiquete as páginas com numeração separada. Além disso, dependendo da categoria do documento, atribua a ele um índice especial.
Etapa 5
Ao inserir dados no inventário interno de documentos do arquivo pessoal, indique informações sobre o número de série e índice de cada documento, o nome completo do documento e a quantidade de folhas no caso que este documento ocupa. Numere as folhas nas quais o inventário é conduzido separadamente do arranjo geral do caso. Confirme o inventário interno com sua própria assinatura e sua transcrição indicando a posição. O correto preenchimento do estoque interno permite sistematizar os arquivos pessoais dos funcionários e tornar o acesso às informações do funcionário conveniente e eficiente.
