O arquivo pessoal é um conjunto de documentos que contém informações sobre o funcionário desde o momento da assinatura do pedido de admissão até a data de emissão do despacho de demissão. Em nosso país, é obrigatória a manutenção de arquivos pessoais apenas para servidores públicos. No entanto, a maioria das empresas e organizações prefere organizar e registrar os dados dos funcionários.
Instruções
Passo 1
O arquivo pessoal, via de regra, contém as seguintes informações sobre o funcionário: folha de registro pessoal, cópias dos documentos de formação, uma cópia do pedido e do pedido de emprego, um contrato de trabalho, alterações e aditamentos a ele, documentos de certificação e formação avançada, e também outros documentos necessários ao serviço de pessoal (cópia da certidão de casamento, certidão de nascimento, passaporte, bilhete de identidade militar, etc.).
Passo 2
O arquivo pessoal de cada funcionário é lavrado em pasta separada com capa de papelão - fichário. Contém os requisitos: sobrenome, nome, patronímico do funcionário, data de abertura do processo. Após o desligamento do funcionário, o arquivo pessoal é encerrado. Os documentos devem ser submetidos ao arquivo sem falhas.
etapa 3
Os arquivos pessoais fechados são numerados, um inventário interno dos documentos do caso é elaborado. Os documentos da pasta são recolhidos em ordem cronológica - desde a chegada do funcionário até a data de desligamento. Um inventário interno é elaborado na mesma ordem. A numeração das folhas do inventário é separada da numeração dos documentos do arquivo pessoal.
Passo 4
Os arquivos pessoais dos funcionários são emitidos apenas para o gerente ou outras pessoas por ordem do gerente, bem como para o próprio funcionário. As informações armazenadas em um arquivo pessoal são confidenciais, o que significa que não podem ser divulgadas a estranhos. É proibido fazer alterações nos documentos anteriores do arquivo pessoal, bem como extraí-los.
Etapa 5
O departamento de RH mantém registros apenas dos funcionários atuais. Os documentos dos funcionários demitidos são transferidos para o arquivo. Lá ficam guardados por 75 anos, e os arquivos pessoais de administradores, gerentes, bem como titulares de títulos e titulares de títulos, são por tempo indeterminado.
