Nos serviços de pessoal de organizações, empresas, é armazenado um grande número de documentos: ordens de contratação, concessão de férias, transferências, prêmios, adicionais em dinheiro, demissões e outros. A importância da preservação desses documentos se deve à necessidade de manter os registros dos documentos de cada funcionário específico. A tarefa de formar correta e rapidamente os documentos no caso é confiada aos oficiais de pessoal.
Instruções
Passo 1
A formação de casos é a colocação de documentos executados em casos. Agrupe documentos em casos para cada ano civil, exceto para casos que foram formados inicialmente e não estão dentro de um ano civil. Esses casos incluem: arquivos pessoais de alunos, funcionários, trabalhadores, processos forenses, casos de pensões, histórico médico, bem como outros documentos contábeis.
Passo 2
A formação final do arquivo pessoal de alunos, alunos, pós-graduados deverá ser realizada por ocasião da graduação em instituição de ensino ou pós-graduação; trabalhadores e empregados - no momento de sua demissão; histórico médico - após fornecer a alta do paciente; processos judiciais - imediatamente após o término do julgamento e a prolação da decisão; casos de pensão - após o pagamento da pensão ter sido encerrado.
etapa 3
Ao preparar o armazenamento arquivístico, combine os arquivos pessoais dos funcionários dispensados em arquivos pessoais, se o número de folhas não ultrapassar duzentos e cinquenta. O mesmo se aplica a pessoas que se formaram em uma instituição de ensino. Você também pode criar um arquivo pessoal individual como uma unidade de armazenamento separada. Esta regra se aplica a arquivos pessoais de armazenamento permanente.
Passo 4
Ao criar arquivos pessoais, considere os diferentes períodos de retenção. No que diz respeito aos casos de longa vida útil e permanente, forma-los separadamente, e também incluí-los em diferentes inventários.
Etapa 5
Agrupe pedidos por pessoal em caixas de acordo com os períodos de retenção estabelecidos. Em cada arquivo pessoal, os documentos são lançados por ordem cronológica, ou seja, do início ao fim do ano, bem como pela data da sua aprovação, compilação, registo.
Etapa 6
Os casos que são formados a partir de contas pessoais, cartões pessoais, cadernos de trabalho, bem como vestimentas de arquivos pessoais, são sistematizados estritamente em ordem alfabética. Ao usar tal desenho, faça esclarecimentos adicionais, indicando as três primeiras letras nos nomes das pessoas sobre as quais um arquivo pessoal foi aberto.
