Os arquivos pessoais de todos os funcionários aposentados e aposentados devem ser enviados para o arquivo para armazenamento (artigo 17 da Lei Federal nº 125-F3). Um funcionário do departamento de pessoal é obrigado a preparar pastas com documentos e transferi-los de mão em mão a um funcionário autorizado do arquivo.
Necessário
- - pastas;
- - encadernador;
- - lápis;
- - inventário;
- - transferir estoque.
Instruções
Passo 1
Antes de enviar os arquivos pessoais para o arquivo, prepare cuidadosamente todos os documentos disponíveis que permaneceram no departamento de pessoal após o desligamento dos funcionários. A legislação estabelece determinados prazos dentro dos quais é necessário dispor de tempo para a transferência dos arquivos pessoais dos funcionários para arquivo. Eles não devem exceder 12 meses após a demissão.
Passo 2
Organize cada arquivo pessoal em ordem cronológica inversa. Se, durante o emprego, a primeira página foi um pedido de emprego escrito por um funcionário, nos documentos de arquivo a primeira página será uma carta de demissão.
etapa 3
Todas as folhas dobradas na ordem certa, arquivo com um fichário, número em ordem. Faça um inventário em uma folha separada. Insira todas as páginas encadernadas de seu arquivo pessoal sob o número de série.
Passo 4
Anexe o inventário no topo de todas as páginas. Se você estiver preenchendo um arquivo pessoal para cada funcionário separadamente, coloque-o em uma pasta de papelão, em letras maiúsculas grandes escreva a primeira letra do sobrenome do funcionário e o ano da demissão.
Etapa 5
Ao transferir casos para o arquivo, é permitido colocar vários casos de funcionários aposentados em uma pasta, mas o número de folhas nela não deve ultrapassar 250. Em uma pasta, coloque os casos de funcionários aposentados em um ano, cujos nomes começam com a mesma letra. Esse registro de arquivos pessoais é mais frequentemente utilizado em grandes empresas, onde passa um grande fluxo de pessoal durante um ano.
Etapa 6
Para todos os casos preparados, elabora uma folha de transferência, que tem um formulário unificado. Na coluna nº 1, anote o número de série de cada caso, na coluna nº 2 - o índice de cada caso de acordo com a nomenclatura, nº 3 - o nome dos títulos dos casos, nº 4 - datas, Nº 5 - o número de folhas transferidas para cada caso separadamente, Nº 6 - períodos de armazenamento, nº 7 - acréscimos ou notas existentes.
