O arquivo pessoal de um funcionário é uma informação que reflete todos os estágios do relacionamento entre o funcionário e a organização. É formado (mantido e formalizado) por um órgão de pessoal ou um funcionário especialmente autorizado. É necessário fazer um arquivo pessoal de acordo com as regras atuais de manutenção de registros.
Necessário
- Pasta "Arquivo pessoal";
- Documentos do funcionário (ou suas cópias);
- Caneta;
- Furador.
Instruções
Passo 1
O arquivo pessoal é iniciado após a publicação de um pedido de indicação de um funcionário para um cargo.
Passo 2
O arquivo pessoal inclui: um inventário interno de documentos; questionário e ficha pessoal sobre registros de pessoal; resumo;
cópias de documentos educacionais (e todos os certificados de qualificação); carteiras de identidade; certificados e outros documentos que comprovem alterações nos dados pessoais do funcionário (cópias da certidão de casamento, TIN, certidão de seguro, certidões de nascimento de crianças); acordo de responsabilidade; cópias de todos os pedidos de agendamento, transferência, incentivos, viagens de negócios, férias, etc.; acordo de trabalho (contrato); dados de recertificação; características.
Todos esses documentos (ou suas cópias) devem ser arquivados em uma pasta.
etapa 3
No inventário interno, é necessário listar todos os documentos que estão arquivados em um arquivo pessoal. Os documentos são arquivados em ordem cronológica à medida que são disponibilizados. Na coluna "Nota" do inventário interno, é indicado que os documentos são retirados ou os originais são substituídos por cópias. O inventário interno é assinado pelo funcionário que o elaborou, com indicação do sobrenome, nome, patronímico e data de compilação.
Passo 4
As inscrições feitas em um arquivo pessoal são feitas com caneta-tinteiro ou esferográfica em preto, azul ou roxo, correções não são permitidas.
Etapa 5
As folhas do arquivo pessoal do funcionário e seu estoque interno são numeradas separadamente.
Etapa 6
Ao fechar um arquivo pessoal, você precisa fazer uma declaração e mandar demitir o funcionário.
Etapa 7
Eles mantêm arquivos pessoais no cofre de uma organização ou empresa. Eles são emitidos para uso pessoal apenas para uma determinada categoria de funcionários que têm acesso a informações pessoais.
Etapa 8
Os arquivos pessoais dos funcionários demitidos são transferidos para armazenamento em arquivo por 75 anos. Os arquivos pessoais dos gestores da empresa são mantidos permanentemente.
