Documentação importante - contratos, faturas, atos - deve ser mantida na empresa por um longo tempo. Para alguns títulos, esse período é de cinco ou até dez anos. Para evitar que os documentos fiquem enrugados ou perdidos, eles devem ser devidamente arquivados.
Necessário
- - pastas - fichário;
- - arquivos transparentes - bolsos.
Instruções
Passo 1
Para registrar um contrato, espere até que seja assinado por todas as partes interessadas. Obtenha assinaturas dos CEOs de ambos os lados e afixe seus selos. Em seguida, faça cópias do documento e distribua-as a todos os envolvidos.
Passo 2
Dê um número ao contrato. Deve conter números e letras. Por exemplo, 123-AB. Coloque o número de assinatura do documento.
etapa 3
Crie um registro de contrato. Indique aí o número do documento, a data de assinatura e a entidade jurídica a que pertence. Os números devem ir em ordem, um após o outro, dependendo da data de assinatura do contrato.
Passo 4
Se houver várias entidades legais na empresa, cada diário de contrato deve ter a sua própria. Isso evitará confusão.
Etapa 5
Coloque o contrato em um arquivo separado. Se houver vários contratos, coloque tudo no mesmo bolso. Isso tornará mais fácil comparar documentos e localizá-los, se necessário.
Etapa 6
Insira o arquivo no fichário e prenda com os suportes especiais. Não o preencha com força, os documentos ficarão enrugados. Escreva na lombada da pasta a pessoa jurídica, os documentos nela arquivados, bem como o ano em que foram assinados.
Etapa 7
Após o vencimento de três anos, as pastas com contratos podem ser enviadas para o almoxarifado. Dobre-os em caixas de papelão e coloque em local não acessível à umidade. Na embalagem, indicar também a pessoa jurídica a que os documentos se referem e o ano de celebração dos contratos.
Etapa 8
Faturas e atos são arquivados da mesma forma que os contratos. Mas, em vez de um registro de documentos em papel, é melhor ter um eletrônico. Por exemplo, no programa "1C: Contabilidade". Você pode baixá-lo gratuitamente aqui: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Isso permitirá que você não apenas mantenha registros de todos os títulos, mas também execute várias operações com eles - imprimir cópias adicionais, corrigir erros, etc.
