Documentos de saída são cartas oficiais que a organização envia para destinatários terceiros (fornecedores, consumidores, autoridades regulatórias, etc.) ou colegas de outras cidades. Como regra, dois funcionários compartilham a responsabilidade de lidar com essa correspondência: o compilador e o escriturário. O primeiro é responsável por preparar e aprovar o texto. O segundo registra a carta, envia o original ao seu destino e armazena uma cópia de serviço.
Necessário
- - formulário da empresa;
- - o computador no qual o editor de texto está instalado;
- - livro de registro de registro de documentação de saída.
Instruções
Passo 1
Se você é um compilador
Prepare um rascunho do documento. As cartas enviadas podem ser proativas e responsivas. No primeiro caso, você inicia (inicia) correspondência com outra organização ou uma pessoa específica sobre qualquer questão oficial. A carta de resposta deve conter informações correspondentes à solicitação recebida.
Passo 2
Imprima a carta em duplicado no papel timbrado da sua organização. Certifique-se de que a parte superior do documento, o chamado "cabeçalho", está formatada corretamente. Além dos dados da empresa, localizados no formulário à direita, constam os dados do destinatário e o cabeçalho da carta.
etapa 3
No canto superior esquerdo, digite o título, as iniciais e o sobrenome da pessoa a quem o documento se destina, o endereço de uma organização ou pessoa. O procedimento para especificar as informações deve ser exatamente o mesmo, por exemplo:
"Para o Diretor Geral da LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, escritório quatorze, Saratov, 109235.
Passo 4
À direita, abaixo dos dados da sua organização, coloque o título da carta. Deve ser curto, refletindo claramente o conteúdo do texto. Por exemplo: “Sobre a realização de uma inspeção programada das condições sanitárias de um edifício” ou “Sobre o fornecimento de informações sobre casas que precisam de grandes reparos”.
Etapa 5
Comece o texto principal dirigindo-se ao destinatário e especificando o motivo pelo qual esta carta foi enviada a ele. Por exemplo: “Caro Ivan Ivanovich! Informamos sobre a vistoria programada das condições sanitárias do prédio locado para o dia 14 de janeiro de 2011”.
Etapa 6
Se houver anexos no documento de saída, liste-os após o texto principal, por exemplo: “Anexo em 3 páginas. em 1 cópia. No final da última página do texto, deve ser indicada a origem do documento. Via de regra, o autor da carta digita seu sobrenome, iniciais e telefone comercial em tamanho menor que a fonte principal.
Etapa 7
Verifique a carta com os tomadores de decisão em sua organização em qualquer direção. Por exemplo, os documentos que envolvem o dispêndio de fundos são endossados por um contador e as respostas a um pedido da repartição de finanças são assinadas por um advogado. Os funcionários da entidade que aprovam a carta colocam sua assinatura pessoal com transcrição na segunda via ao final do texto, abaixo do local do visto do titular. Depois de receber as aprovações necessárias, o documento de saída é assinado pelo chefe da organização.
Etapa 8
Envie o documento acordado e assinado ao secretário. Se você quiser manter uma cópia, imprima uma cópia adicional. Peça ao funcionário para colocar um número de telefone.
Etapa 9
Se você é um escriturário
Aceite a carta enviada do originador. Verifique a disponibilidade e exatidão dos principais dados, vistos de aprovação, informações sobre o criador e a assinatura do gestor. Preste atenção à presença de anexos à carta.
Etapa 10
Registre as informações sobre o documento no registro de mensagens enviadas. Se sua organização mudou para o gerenciamento eletrônico de documentos, proceda de acordo com as instruções para manutenção do banco de dados. Não existem regras de registro rígidas para um diário de bordo em papel tradicional. No entanto, na prática, uma tabela com as seguintes colunas é usada com mais frequência:
- a data;
- número do documento de saída;
- destinatário;
- resumo (título);
- o originador do documento;
- Nota.
Etapa 11
O número de saída é formado da seguinte maneira. Primeiro, especifique o número da lista de estoque da pasta onde as cópias das mensagens enviadas são armazenadas. Escreva o número de série de uma determinada letra por meio de um travessão ou barra. Você obterá: "01-14-256" ou "01-14 / 256", onde 01-14 é o número do caso, 256 é o número do documento.
Etapa 12
Insira o número de saída na linha especial do formulário. Para uma carta de resposta, certifique-se de indicar também o número do documento recebido ao qual está associada. Sele a primeira via da carta (sem visto de aprovação) em um envelope e envie ao destinatário. Arquive uma cópia do documento na pasta de arquivos apropriada.
