No decorrer da atividade econômica da organização, os gestores podem enfrentar tais situações quando, por algum motivo, os documentos primários são perdidos. Nesse caso, o empresário precisa recuperar todos os documentos perdidos. Se isso não for feito, a repartição de finanças pode levar o gerente à responsabilidade administrativa.
Instruções
Passo 1
Em primeiro lugar, determine o motivo da perda de documentos. Por exemplo, se a documentação foi perdida em uma emergência (incêndio, inundação, etc.), faça um inventário. Para isso, nomeie os membros da comissão de estoque, o momento da inspeção e designe o objeto de estoque com um documento administrativo. No pedido, você também deve indicar o motivo da verificação dos documentos primários.
Passo 2
Ao final do inventário, elabore um ato e aprove com a assinatura do titular. Em caso de incêndio, obtenha atestado do corpo de bombeiros estadual; se houver uma enchente, obtenha a confirmação do Ministério de Situações de Emergência.
etapa 3
Se os documentos estão faltando ou foram destruídos por alguém, você deve nomear uma comissão para investigar. Deve incluir representantes das autoridades investigadoras, guardas de segurança e outras pessoas responsáveis. Ao roubar documentos, certifique-se de entrar em contato com a polícia.
Passo 4
No processo de inventário, faça uma lista dos documentos perdidos. Lembre-se de que deve ser preciso. Por exemplo, você perdeu faturas. Nesse caso, você deve listar seus números e datas. Verifique a lista de documentos com o chefe e o contador-chefe.
Etapa 5
Envie uma notificação ao seu serviço de impostos sobre a perda de documentos primários. Anexar à carta cópias dos documentos comprovativos do fato do extravio. Anexe também uma cópia do seu inventário. Certificar todos os documentos com o selo da organização e a assinatura do responsável.
Etapa 6
Em seguida, restaure os documentos perdidos. Para fazer isso, você pode usar a versão eletrônica da contabilidade. Se você precisar restaurar documentos primários recebidos de contrapartes, preencha uma carta para o endereço delas com um pedido para duplicar os formulários. Todos os documentos devem ser assinados pelos responsáveis e pelos selos das organizações.
