O armazenamento adequado de documentos é um elemento importante do trabalho de escritório. Antes de enviar os papéis para o arquivo, eles devem ser flasheados. Para fazer isso, você deve conhecer as regras básicas para arquivar casos.
É necessário
- - furador;
- - agulha;
- - linha áspera;
- - Cola.
Instruções
Passo 1
Numere todas as folhas usando um lápis preto. O número é colocado no canto superior direito. Coloque os documentos em ordem cronológica, começando pelo mais antigo. Se houver envelopes com documentos anexados, será necessário numerar o envelope e, a seguir, cada documento nele contido.
Passo 2
Remova todos os clipes de papel e outras peças de metal. Se o seu documento não tiver margem para arquivamento, cole um pedaço de papel nele. Prepare todos os papéis para a costura baseando os quatro furos e colocando-os na capa de papelão.
etapa 3
Os maços de documentos devem ser presos com pinça, furados com furador ou furados com dispositivo especial para costurar documentos. Sem remover os grampos, costure os papéis com uma agulha longa usando linha grossa, barbante ou fita adesiva.
Passo 4
Para uma costura correta, é necessário passar a agulha pelo verso no orifício que é o segundo consecutivo, passar a agulha pelo verso e voltar novamente ao segundo orifício. Depois disso, a agulha deve ser trazida para a frente e o segundo orifício deve ser costurado, mas já por cima. A linha é puxada por trás e suas duas pontas são fixadas de forma que as pontas da linha possam ser seladas com papel (papel vegetal).
Etapa 5
O selo da organização é colocado no papel colado nos fios, e os funcionários (diretor, contador-chefe) também assinam. Na capa de papelão, está colado um inventário de documentos, que são arquivados em maço. Deve indicar o nome da organização e sua unidade estrutural, colocar a data, indicar o período de armazenamento dos documentos e o código arquivístico, caso seja adotado em sua organização.
