Uma área enorme e distinta de trabalho arquivístico são consideradas aquelas questões que se relacionam com a preparação de documentos para sua entrega ao arquivo da organização. Por isso, merecem muita atenção, pois nesta etapa do trabalho documental, muitas vezes se cometem diversos erros metodológicos e práticos, que no futuro podem causar consequências negativas no trabalho do arquivo.
Instruções
Passo 1
Todo o trabalho relacionado com a transferência de documentos para o arquivo, incluindo documentos pessoais, divide-se normalmente nas seguintes etapas: - em primeiro lugar, é necessário proceder à formação dos documentos na produção corrente e após a sua finalização;
- após a formação dos processos, devem ser elaborados de acordo com todas as regras estabelecidas;
- em seguida, conduza um exame de valor e se prepara para o armazenamento de arquivos;
- realizar um inventário de todos os documentos transferidos para o arquivo da organização;
- na última etapa, transferir os papéis oficiais para o arquivo da organização.
Passo 2
Em primeiro lugar, deve-se realizar a correta formação dos documentos relativos ao pessoal em determinados complexos, ou seja, nos casos. Em pastas especiais, esses papéis oficiais devem ser formados como encomendas para vários aspectos das atividades dos funcionários da empresa, para o pessoal, que têm prazos diferentes atribuídos para a sua armazenagem. Esta etapa deve ser realizada, pois parte das encomendas que dizem respeito ao pessoal se dedica exclusivamente a questões válidas que afetem o local de trabalho, bem como a gratificações aos funcionários e à mudança para um posto de trabalho. Esse tipo de papel deve ficar guardado no arquivo da empresa por pelo menos setenta e cinco anos. Ao mesmo tempo, a maioria dos pedidos que se relacionam com a composição do pessoal, refletem as questões operacionais dos funcionários da empresa: pedidos para viagens de negócios, em serviço, férias, e assim por diante. Esses documentos devem ser mantidos por cinco anos. Para a comodidade de usar a busca e facilitar o trabalho em vários casos, devem ser formados artigos com um período de cinco anos e um período de setenta e cinco anos.
etapa 3
É necessário formar corretamente as contas pessoais dos funcionários da empresa e de todos os funcionários, que se referem aos dados sobre salários estritamente em ordem alfabética. Todos os papéis em pastas pessoais devem ser organizados apenas em ordem cronológica de acordo com a data de seu recebimento. Também é necessário que todos os papéis localizados na pasta façam um inventário arquivístico, que contenha detalhes como: - o nome do papel;
- número de série do papel incluído no estoque;
- o número de folhas do documento;
- data e número do documento (se necessário);
- um registro resumido do número de folhas de papel incluídas no arquivo pessoal;
- Nota.
