O registo dos documentos para apresentação ao arquivo é efectuado após o final do ano. Assim, os documentos são preparados para armazenamento em consonância com as regras estabelecidas. Dependendo do tempo de armazenamento, bem como do valor dos documentos, os processos são concluídos na íntegra ou de acordo com um sistema simplificado.
Instruções
Passo 1
Faça uma lista de casos para documentos de armazenamento temporário (até 10 anos inclusive). Verifique a exatidão da formação do caso (se existem documentos com prazo de guarda permanente). Deixe as caixas nas pastas, elas devem ser sistematizadas de acordo com a nomenclatura dos casos e não precisam ser numeradas. Os casos são entregues ao arquivo de acordo com a nomenclatura dos casos.
Passo 2
Para casos de armazenamento de longo prazo (mais de 10 anos), o seguinte é realizado:
1. Encadernação da caixa (bainha em pasta rígida ou capa com linha forte em quatro orifícios ou pode ser encadernada).
2. Numeração das folhas (realizada com lápis grafite preto no canto superior direito, sem tocar no texto do documento).
3. Elaboração de inscrição de certificação (indicar quantas folhas estão embainhadas, se há danos, assinar e datar).
4. Elaboração de inventário interno de documentos (para processos com documentos de especial valor, processos pessoais, judiciais, investigativos, etc.). Ao final do inventário, indique a quantidade de documentos da caixa e a quantidade de folhas do inventário.
5. Registro de todos os dados da capa do processo (nome da instituição, unidade estrutural, índice administrativo do processo, título do processo, prazo de validade do processo.
etapa 3
Faça um inventário para documentos de armazenamento permanente ou de longo prazo. Deve incluir o número do caso individual, bem como divulgar seu conteúdo e composição no título do caso. O inventário também deve indicar o período de armazenamento da caixa. Indique o número de casos e o número do primeiro e último casos, sinal e data. Um inventário separado é elaborado para casos de pessoal.
Passo 4
Envie os arquivos preparados para o arquivo. O arquivista na sua presença irá verificar a quantidade de caixas de acordo com a nomenclatura ou inventário, fazer uma inscrição de confirmação, marcar a quantidade de caixas que faltam, definir a data de aceitação e transferência das caixas. O inventário é confirmado pelas assinaturas das pessoas que realizaram a transferência e aceitação das caixas.
