A transferência de qualquer documento para o arquivo é regulamentada pela Lei Federal nº 125-F3 "Sobre Assuntos de Arquivo na Federação Russa". Os documentos devem ser preparados, descritos, arquivados e numerados. Isso deve ser feito no prazo de 12 meses a partir da data em que o caso foi encerrado.
Necessário
- - pasta;
- - encadernador;
- - um lápis simples;
- - inventário documental;
- - transferir estoque.
Instruções
Passo 1
Para transferir documentos para o arquivo, organize-os em ordem. A ordem de aninhamento deve estar em ordem cronológica. Por exemplo, se você está encaminhando um processo criminal, então a primeira página será uma cópia do mandado, a segunda será a decisão preliminar e a seguinte será a investigação do caso, a partir de sua conclusão. Se você transferir documentos do departamento de pessoal para o arquivo, a primeira folha é um pedido de demissão, a segunda é uma ordem de demissão e a terceira são todos os documentos em ordem por data a partir do final.
Passo 2
Numere todas as folhas começando com o número um na ordem do layout. Faça a numeração com um lápis simples, mas com clareza. Faça um inventário dos documentos, no final escreva quantos números e páginas você obteve, coloque sua assinatura, a data em que o inventário foi compilado, o selo da organização, a assinatura do chefe.
etapa 3
Prenda todas as folhas com um fichário, anexe um inventário em cima. Na pasta, coloque o código da letra com o apelido do cidadão pelo qual transferiu o processo e o ano da transferência dos documentos para o arquivo. O ano deve ser o mesmo em que o processo terminou.
Passo 4
Faça uma pasta separada para cada caso, ou coloque todos os casos em um ano em uma pasta grande e faça uma inscrição geral no código e no código da letra, ou seja, apenas os casos de cidadãos cujo sobrenome comece com a mesma letra podem ser colocado em uma pasta. Mas se você estiver preenchendo vários documentos em uma pasta grande, o número de folhas comuns não deve ser superior a 250.
Etapa 5
Antes de transferir casos para o arquivo, faça um inventário de transferência. A primeira coluna do inventário destina-se à entrada dos números de série de todos os casos, a segunda aos índices da nomenclatura. Na terceira coluna, digite o nome de todos os títulos, na quarta - a data da transferência, na quinta - o número de folhas, na sexta - os prazos de armazenamento estabelecidos para o caso no arquivo, na sétima coluna, insira todas as adições e notas. Na maioria das vezes, a sétima coluna é preenchida se, por algum motivo, faltam folhas nos documentos ou se você imediatamente as inseriu incorretamente no inventário documental e fez alterações.
