No curso de suas atividades de produção, qualquer empresa cria muitos documentos que devem ser armazenados por alguns, e às vezes por muito tempo. É para isso que a organização do arquivo é necessária.
Instruções
Passo 1
Crie as condições necessárias para armazenar documentos no arquivo. Em primeiro lugar, a divisão deve ser protegida da influência direta da luz solar, o nível de umidade do ar não deve ultrapassar o nível permitido e o acesso a pessoas não autorizadas também deve ser fechado.
Passo 2
Note-se que de acordo com os requisitos das instalações do arquivo, a sua colocação não é permitida em edifícios de madeira, edifícios em ruínas, edifícios com fundações húmidas, sótãos ou caves. Paralelamente, as instalações destinadas ao armazenamento dos diversos documentos de arquivo do edifício adaptado devem ser isoladas das restantes instalações que se encontram neste edifício. Além disso, não é permitido colocar o arquivo nas dependências do edifício, que são ocupadas por serviços de alimentação pública, organizações que armazenam substâncias químicas ou de incêndio, armazéns de alimentos.
etapa 3
Localize o arquivo da organização em um prédio adaptado ou especialmente construído para armazenar registros. A sala deve ser removida de objetos perigosos de acordo com a segurança contra incêndio. Estes, por exemplo, incluem parques de estacionamento, postos de gasolina, garagens. Além disso, não deve haver objetos que poluem o ar próximo às dependências do arquivo do empreendimento.
Passo 4
Ao escolher uma sala adequada para organizar um arquivo, tenha em consideração que são necessárias várias salas separadas para o funcionamento normal do arquivo: armazenamento do arquivo; sala para recebimento de documentos; instalações para a utilização de documentos armazenados; sala de trabalho para funcionários de arquivo.
Etapa 5
Afaste o armazenamento de arquivos de laboratórios, residências e instalações industriais. Ao mesmo tempo, preste atenção para o fato de que não possui dutos de ventilação comuns e é separado das salas vizinhas por paredes e tetos resistentes ao fogo com um limite de resistência ao fogo de pelo menos duas horas. Também, na sala de arquivo, está excluída a colocação de canalizações de esgotos e água.
Etapa 6
Elabora para a organização do armazenamento "Regulamentos sobre o armazenamento de documentos" e aprove com a cabeça. Além disso, por ordem do chefe, deve ser nomeada uma pessoa que será responsável pelo arquivo. Além disso, está sendo criada uma comissão especial de especialistas, que periodicamente fará o exame dos documentos para verificar o cumprimento dos prazos de guarda.
