Um gerente de RP deve ter conhecimento de seu trabalho. Isso explica a necessidade de manter arquivos de informações importantes, que são chamados de dossiês de imprensa ou dossiês de mídia.
Arquivo do gerente de relações públicas
Um dossiê de imprensa é coletado para todas as notícias, pessoas e eventos importantes que afetam direta ou indiretamente a reputação da organização.
É ideal manter armários de arquivo separados de acordo com:
- eventos regulares e únicos: exposições, seminários, mesas redondas, reuniões e jantares de negócios;
- pessoas-chave, formadores de opinião, aliados da posição da organização e seus oponentes;
- tópicos regularmente cobertos pelo serviço de RP. É importante coletar não apenas os próprios materiais da organização, mas também a reação do público, materiais editoriais, comentários de especialistas, etc.
- mídia e jornalistas da indústria.
Um dossiê de imprensa, como qualquer arquivo, deve ser uma base de informação dinâmica em que as informações sejam atualizadas regularmente e novas informações sejam cuidadosamente coletadas.
Técnica de coleta
Na parte técnica, o dossiê de impressão pode ser impresso ou eletrônico. Na maioria das vezes, para minimizar o trabalho no dossiê de imprensa, é permitido ter as duas opções de arquivo complementares.
O dossiê de imprensa inclui publicações na mídia, materiais próprios do serviço de RP. Para pessoas, biografias, fotos, dados pessoais (com a permissão da pessoa), detalhes de contato pessoal e telefones de assistentes são usados. É importante compilar o dossiê de imprensa dos eventos a partir dos programas do evento, resoluções, apostilas dos participantes e contatos dos organizadores.
Um lugar especial no dossiê de imprensa é ocupado por informações sobre a mídia e jornalistas. Um especialista em RP deve fazer uma descrição detalhada de cada mídia especializada, independentemente de a organização estar interagindo com a redação ou não. Os dados brutos devem incluir informações sobre circulação (se for uma publicação impressa), frequência (para recursos da Internet), informações sobre os fundadores, o CEO, o editor e jornalistas do setor.
As datas de nascimento de todos os parceiros da mídia, independentemente da posição que ocupem na hierarquia editorial, nunca serão supérfluas. Um funcionário comum e o chefe de uma empresa de mídia ficarão igualmente satisfeitos se o serviço de RP de uma organização amigável os parabenizar com um pequeno cartão-postal ou um buquê de flores exuberantes. A melhor forma de limitar as informações sobre jornalistas é a competência de informação da organização. Se o serviço de RP preparou e entregou ao correspondente um analista da organização para a preparação do material, deve-se deixar uma marca sobre isso no dossiê de imprensa. Isso tornará mais fácil saber o ponto de partida da consciência entre os colegas com contato repetido.
O preenchimento do dossiê de imprensa está diretamente relacionado à medida em que o serviço de RP analisa criteriosamente a mídia. Assim que apareça um novo artigo sobre tema próximo às atividades da organização do gestor de RP, deverá constar no dossiê de imprensa. Você também deve fazer com as histórias em vídeo, colunas do autor, registros de blogueiros autorizados e outras informações.
Acesso ao dossiê de imprensa
Se um dossiê de imprensa é formado ao longo de um longo período de tempo, então, muitas vezes, além das informações de fontes abertas, um chamado insider aparece nele. As informações privilegiadas são geralmente chamadas de informações recebidas de fontes não oficiais que ainda não foram confirmadas publicamente. Representantes oficiais de entidades podem manter tais informações no status “sem comentários” por muito tempo, portanto, uma vez no dossiê de imprensa, o gestor de RP deve lembrar a necessidade de restringir o acesso ao arquivo para terceiros.
Outro incentivo para restringir o acesso aos dossiês da imprensa são os dados pessoais, que muitas vezes são complementados com informações sobre pessoas. É importante lembrar disso ao entrar em contato com outros funcionários da organização, especialistas em RP de outras organizações e outras partes interessadas. O dossiê de imprensa é desenvolvido principalmente para uso interno da organização.
Isso também explica a necessidade de instalar sistemas de segurança adicionais para evitar o vazamento de informações. É importante coletar os materiais de papel em pastas, cujo acesso deve ser estritamente limitado. As bases de dados eletrônicas devem estar disponíveis para os funcionários do departamento de RP, mediante solicitação - para a administração da organização, mas fechadas para uma ampla gama de informações corporativas.
