A unidade de interação com a mídia nem sempre está inicialmente incluída na estrutura organizacional da organização. A prontidão para trabalhar no espaço da mídia vem com o desenvolvimento da organização. Nesses casos, o secretário de imprensa contratado deve organizar a assessoria de imprensa do zero e estabelecer sua sistemática de trabalho.
Se a organização nunca trabalhou na área de mídia antes, o recém-contratado curador do serviço de imprensa precisa passar por um treinamento sério nas seguintes áreas:
- seleção dos principais palestrantes;
- estabelecer trabalho com unidades estruturais para disponibilizar informações adequadas para publicação na mídia;
- equipamento técnico da assessoria de imprensa e o primeiro plano de mídia
Da gestão à mídia
Cada um dos pontos designados pode levar uma quantidade significativa de tempo para ser totalmente implementado. Porém, se falamos de prioridades, o principal deve ser a busca pelos principais palestrantes da organização. Para atrair a mídia e fazer com que ela veja não apenas um anunciante na organização, mas também um informante, será necessário trabalhar com as lideranças da organização. Entre eles - o diretor-geral, o escritório de deputados, chefes de departamentos e departamentos em áreas. Essas pessoas devem entender claramente a necessidade de se comunicar com a mídia, entender a importância de cada comentário e do trabalho sistemático nessa área em geral.
Freqüentemente, mesmo o mais interessado na atividade da mídia, o palestrante se sente estranho e envergonhado ao se comunicar com os jornalistas. Remover essas barreiras é tarefa do curador do serviço de imprensa. Isso pode ser feito através da demonstração de um dossiê para a imprensa com exemplos das melhores aparições públicas de figuras já conhecidas da mídia.
Informantes internos
Além da gestão, todos os chefes de departamentos e departamentos devem ser informados sobre as metas e objetivos de mídia da empresa. É melhor fazê-lo na próxima reunião, durante a qual a direção deve incumbir-se de fornecer informações completas à assessoria de imprensa. Todos os integrantes da equipe devem entender que essa responsabilidade não é um capricho do secretário de imprensa, mas uma nova tarefa estratégica de gestão.
Para estabelecer uma interação produtiva com os departamentos, é necessário, sem esperar que as informações sejam fornecidas, tentar mergulhar no trabalho por dentro. Os relatórios trimestrais dos departamentos, a comunicação com a administração e os executores diretos ajudarão nisso. Ser amigo de todos e estar aberto a novas informações é uma das chaves para um trabalho eficaz de assessoria de imprensa.
No processo de trabalho com determinados segmentos da empresa, pode ser difícil fornecer informações de forma contínua. Freqüentemente, isso se deve ao emprego de especialistas de departamento na linha direta de trabalho. É improdutivo esconder o ressentimento que os colegas considerem as tarefas informativas da empresa abaixo das principais responsabilidades. Portanto, vale a pena levantar a questão da criação de regulamentos internos para o envio de informações com certa frequência. E para que as relações corporativas internas não sofram com isso, o secretário de imprensa deve contactar directamente a direcção da área com o pedido de disponibilização de acesso directo às informações para o seu processamento, de forma a não sobrecarregar os funcionários da área de trabalho. Normalmente, os executivos recebem bem essas iniciativas.
O primeiro passo para a publicidade
Terminada a preparação interna, inicia-se a etapa de atendimento ao público. Isso exigirá o estudo dos meios de comunicação de massa, que podem se tornar plataformas de mídia para a publicação de informações sobre a empresa. Dependendo dos objetivos estratégicos, o secretário de imprensa não deve se limitar a publicações especializadas. Entre os potenciais parceiros de informação, pode-se incluir com segurança agências de notícias em nível local, regional e federal, televisão, rádio, etc.
Não subestime as plataformas que, embora não tenham status de mídia, muitas vezes superam seus colegas de informação em eficiência. São blogueiros, grupos e comunidades em redes sociais, sites de informação, etc.
Não será supérfluo pensar na atividade da empresa nas redes sociais sem intermediários. Ninguém pode lidar melhor com essa tarefa do que um centro de imprensa, que conhece por dentro e por fora o trabalho da empresa.
Paralelamente aos trabalhos preparatórios, o secretário de imprensa deverá elaborar uma lista dos meios técnicos necessários ao trabalho. Além do conjunto padrão de material de escritório, esta é uma câmera, um gravador de voz, discos rígidos para armazenamento de materiais.
O primeiro plano de mídia - estratégia de publicação da empresa para o futuro próximo - deve ser traçado com a expectativa de que a mídia desconfie de informações de uma fonte até então desconhecida. Isso pode explicar, a princípio, um grande número de publicações em uma base comercial. Os detalhes finais devem ser acordados com a alta administração.
