O trabalho de escritório corretamente organizado é um dos componentes do trabalho bem-sucedido de qualquer empresa (mesmo uma pequena). Com efeito, a primeira impressão dos parceiros de negócios depende da forma como os documentos principais (encomendas, instruções, cartas, etc.) são redigidos. Também é importante a rapidez com que os fluxos de entrada, saída e documentação interna passam.
Instruções
Passo 1
Um funcionário específico deve ser responsável pelo fluxo de trabalho na empresa. Se a empresa não é muito grande, é secretária, secretária assistente. Se a organização incluir mais de uma subdivisão (especialmente se houver diferentes localizações territoriais), é organizado um serviço de instituição de ensino pré-escolar (documentação de apoio à gestão).
São eles que desenvolvem as instruções da empresa para o trabalho de escritório, revisam e fazem alterações. Na preparação do documento, pode-se tomar como base o “Regulamento de Trabalho em Órgãos Executivos Federais”.
Passo 2
Esta é uma etapa importante e crucial, porque após a aprovação das instruções de trabalho de escritório, os documentos na empresa devem corresponder a um determinado estilo:
- localização dos detalhes (longitudinal, angular);
- fonte corporativa;
- formato (tamanho do papel, recuos).
Além dos modelos de formulários da empresa, as instruções devem refletir questões como a organização do registro de documentos recebidos / enviados; organização do controle sobre a execução dos documentos e decisões tomadas; preparação e transferência de documentos para o arquivo, etc.
etapa 3
A formação de pastas em que sejam arquivados documentos de determinado assunto deverá ser realizada de acordo com a nomenclatura dos casos. É desenvolvido pelo responsável pela manutenção dos registos, com base na “Lista dos documentos de gestão padrão gerados nas atividades da organização, com indicação do tempo de armazenamento”.
Passo 4
Pelo facto de o trabalho de elaboração da nomenclatura de casos ser volumoso, requerendo um amplo conhecimento, é mais correcto organizá-lo com o envolvimento de representantes de serviços e departamentos individuais. Elabora listas de casos (indicando também os períodos de armazenamento), que são formados no serviço ou departamento, e a instituição de ensino pré-escolar faz uma nomenclatura sumária de casos para a empresa.
Etapa 5
Para facilitar o trabalho com documentos, um número crescente de empresas utiliza um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS). É possível escolher um EDMS que funcione de forma eficiente para qualquer empresa (com o número de funcionários 7 ou 2000). Os mais eficientes em termos de relação preço / qualidade hoje são sistemas como "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Mas mesmo que sua empresa ainda não seja capaz de comprar um EDMS, os programas padrão do Microsoft Office virão em seu socorro. Utilizando os meios habituais de Word, Excel, PowerPoint, é perfeitamente possível organizar o desenho dos documentos de acordo com os requisitos da identidade corporativa, configurar o fluxo de documentos eletrónicos.
