No decorrer da atividade econômica, os líderes da empresa celebram diversos contratos com fornecedores e compradores. Para poder acompanhar a duração dessas regulamentações, algumas organizações usam os chamados registros de contratos. Em geral, o conceito de "registro" significa um determinado log de registro de documentos recebidos e enviados. Como criar esse banco de dados?
Instruções
Passo 1
Primeiro, você precisa decidir quais informações deseja ver no registro, ou seja, destacar os critérios mais importantes para você. Em seguida, em um diário que possa ser feito tanto no Excel quanto em um caderno comum (de preferência formato A4), faça uma tabela.
Passo 2
Se você parou no segundo método, primeiro desenhe a página de título. Escreva nele os detalhes da organização, ou seja, INN, KPP, OKATO, endereço legal e o chefe da organização. No meio, escreva “Registro de contratos para (especifique o período)”.
etapa 3
A seguir, na próxima folha, faça uma tabela com seis colunas. Na primeira coluna, indicar o número do contrato celebrado com a contraparte, na segunda - a data do diploma regulamentar, e na terceira - a data do seu vencimento.
Passo 4
Em seguida, indique o nome da contraparte, do contratante e do objeto do contrato, por exemplo, o desenvolvimento de programas de contabilidade. Opcionalmente, você pode indicar o valor do contrato, se há um acordo adicional e outras condições. Como regra, os contratos são inseridos em ordem cronológica. Após o término do período, é aconselhável piscar, numerar e assinar o documento com o chefe da organização. Depois disso, entregue o registro ao arquivo.
Etapa 5
Além disso, para compilar os registros, você pode usar um programa especialmente desenvolvido, que é chamado de "Registro de contratos". Permite acompanhar os pagamentos de contratos, a data de vencimento desses documentos, bem como manter o registro dos valores pagos. O programa gera listas automaticamente, que após o término do prazo podem ser impressas em papel.
Etapa 6
Você pode parar no terceiro método, ou seja, usando o programa Excel. As colunas da tabela podem ter um conteúdo aproximado, como no primeiro método. No final do período, imprima o livro de registro e entregue-o ao contador-chefe para assinatura.
