Os documentos são parte integrante de qualquer papelada em uma empresa ou organização, independentemente de ser pública ou privada. Os documentos são preenchidos, classificados, enviados, aceitos, etc. Se houver vários documentos, basta fazer um cadastro - isso não só simplificará o trabalho dos escriturários e outras categorias de trabalhadores (economistas, contadores, etc.), mas também dos funcionários de outras organizações, caso aceitem o documentos que você envia.
Instruções
Passo 1
Colete os documentos necessários de uma categoria, ou seja, documentos relacionados a um tipo (confirmação de custos de produção, documentos de aceitação / vendas, etc.). Recolher a documentação administrativa separadamente: ordens, decretos, ordens. Classifique-os de acordo com a autoria (ordens do chefe da organização, ordens dos chefes de departamento, etc.).
Passo 2
Crie pastas para armazenar documentos que já foram classificados e arquive tudo em ordem cronológica. Faça um inventário de cada pasta. Dê a eles um número de inventário.
etapa 3
Crie uma tabela baseada nos documentos com os campos apropriados, dividindo a planilha em colunas e linhas. Assine as colunas de acordo com a finalidade do documento e sua funcionalidade. Ao mesmo tempo, lembre-se de que o registro deve conter informações completas sobre os documentos, de modo que por um motivo ou outro você não tenha que abrir o próprio documento repetidamente e estudá-lo por um motivo ou outro. Assim, por exemplo, o registro de documentos que comprovem as despesas incorridas deve conter as seguintes colunas: número do documento, nome, conteúdo do documento, valor e marca na devolução do documento.
Passo 4
Por sua vez, o registro de documentos de acionistas da JSC, JSC, etc. deve incluir os dados necessários para a identificação de todas as pessoas inscritas no registro, fixação de seus direitos sobre as ações, sobre o recebimento dos rendimentos das ações das pessoas inscritas no registro, coleta de dados sobre todos os titulares de ações, bem como informações sobre o recebimento por eles de todos os tipos de notificações sobre reuniões e outros eventos.
Etapa 5
Você deve estar ciente de que ao compilar um cadastro de documentos para sua comodidade e agilidade de busca futura, é necessário manter todos os registros em ordem cronológica.
Etapa 6
Somente se o cadastro de documentos for compilado corretamente, você não precisará perder tempo pesquisando, poderá encontrar de forma rápida e fácil o papel que deseja, enviar a solicitação ou notificação solicitada e simplesmente fazer seu trabalho com alta qualidade.
