A agenda é o esqueleto de uma reunião ou reunião. É nele que são definidos os principais tópicos de discussão e as principais áreas de discussão. Estabelece a ordem do encontro, concentra a atenção dos participantes em uma conversa profissional, não permite que a discussão se transforme em uma troca caótica de pontos de vista.
Instruções
Passo 1
Comece a preparar a agenda assim que a administração decidir sobre a data e o tema da reunião. Na hora, será mais fácil para você formular seus pontos. Além disso, você terá tempo suficiente para corrigir a primeira opção se o gerente quiser fazer uma alteração.
Passo 2
Destaque os aspectos principais e secundários do tópico da reunião. Não sobrecarregue a agenda com pequenos problemas que podem ser resolvidos rotineiramente. A melhor opção é incluir de 1 a 2 pontos significativos, na discussão em que a maioria da equipe está interessada, e deixar tempo para a resolução imediata de questões menos importantes, incluindo aquelas que surgiram durante a reunião.
etapa 3
Formule os itens da agenda. Evite frases ambíguas ou ambíguas. Torne os itens da sua agenda o mais específicos possível. Depois de lê-los, o participante da reunião deve compreender facilmente a essência do problema e o propósito de sua discussão. Se você tiver alguma dificuldade, procure a ajuda de um especialista que fará uma palestra sobre o assunto.
Passo 4
Cada item deve começar com a preposição "sobre" ou "sobre": "Por iniciativa do departamento de vendas para realizar um dia de limpeza" ou "Sobre a redistribuição de funções entre o departamento de marketing e a assessoria de imprensa", etc. Se qualquer documento regulamentar for posto em discussão, a cláusula pode soar da seguinte forma: "Sobre a aprovação do Estatuto da empresa" ou "Sobre alterações nas descrições de funções do pessoal do secretariado", etc. Para questões informativas que não requerem discussão, forneça uma explicação apropriada entre colchetes ou separada por dois pontos. Por exemplo, "Sobre áreas promissoras de publicação de livros: Relatório do Diretor Geral Adjunto em uma viagem de negócios para o seminário."
Etapa 5
Estruture sua agenda. Na prática, há duas maneiras de organizar as perguntas: da mais importante para a menos importante e da menor para a significativa. Cada opção tem seus aspectos positivos. No primeiro caso, os principais assuntos são considerados no início da reunião. Os funcionários são mais ativos, o cansaço ainda não os afeta. Mas a discussão da primeira questão pode se arrastar, não haverá tempo para resolver problemas menores, mas importantes. Se a reunião começar com pontos menos importantes, os colaboradores vão gradualmente entrando no ritmo e, no momento em que o tema principal é anunciado, estão totalmente preparados para um diálogo construtivo.
Etapa 6
Imprima a agenda de acordo com os requisitos administrativos da sua organização. Além das questões reais para discussão, indique a data, hora, local da reunião, oradores principais, participantes e especialistas convidados. Aprove o documento com o chefe da organização. Posteriormente, você anexará a pauta original à ata da reunião. Com base na agenda aprovada, prepare um boletim informativo ou anúncios para os funcionários.
