Dwight David Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos. Ele tinha muitas coisas a fazer, então decidiu criar seu próprio sistema de planejamento para que pudesse estar sempre em dia com tudo.
Eisenhower sugeriu o uso de uma matriz de prioridade para planejar casos. Baseia-se na priorização de acordo com os critérios da importância e urgência das tarefas. Os casos são divididos em quatro categorias:
… Essas coisas vão chegar tarde demais amanhã. Essas questões devem ser tratadas sem falha e antes de tudo. Eisenhower deu a entender que esta coluna deve estar sempre vazia porque se você tem uma tarefa urgente, você avalia imediatamente sua importância e urgência e começa a realizá-la. Vários imprevistos, força maior, visitas ao médico, chamadas urgentes podem ser inseridos nesta coluna. Você precisa tentar fazer essas coisas imediatamente, trazê-las mentalmente para essa categoria.
… Via de regra, são essas atividades que mais afetam a produtividade da atividade. São eles que muitas vezes ficam para depois, e é por isso que se perdem em empregos urgentes e podem ser transferidos com segurança para a categoria A. Esses são casos que devem ser concluídos imediatamente na ausência de casos na coluna 1.
São coisas que parecem impossíveis de recusar, mas passam a maior parte do nosso tempo, embora não nos movam em direção à meta e não nos trazem nenhum benefício. Os casos nesta coluna precisam ser revisados cuidadosamente. Eles valem o seu tempo, você precisa cumpri-los? Eisenhower o aconselhou a procurar pessoas que possam realizar essas tarefas para você com o mesmo sucesso ou melhor.
… Essas são as coisas mais improdutivas a se fazer. Sentar nas redes sociais, folhear revistas, assistir TV - leva muito tempo, traz um mínimo de benefício. Se essas coisas se tornaram um hábito, você precisa se livrar delas gradualmente, reduzindo o tempo que lhes é concedido.
Você poderá distribuir adequadamente seus assuntos fazendo as seguintes perguntas: Esta tarefa é importante? O que acontece se você fizer isso amanhã? O que acontece se você não fizer nada? Dessa forma, você pode priorizar fazer as coisas de que realmente precisa primeiro e não perder tempo.
