Ao fechar um contrato, é muito importante proteger a sua empresa o máximo possível de todos os riscos possíveis. Para isso, a contraparte é verificada em sites especializados quanto à presença de débitos tributários, participação em tribunais arbitrais, presença de reclamações de seus sócios, compradores ou clientes. Certifique-se de solicitar o seguinte pacote de documentos.
Documentos pedidos
Qualquer sociedade de responsabilidade limitada ou sociedade por ações possui um Estatuto Social, que não é um segredo comercial e permitirá que você descubra os objetivos e tipos de atividades, o tamanho do capital autorizado, os nomes dos fundadores e outras informações úteis. Para se proteger totalmente dos riscos no quadro de uma relação de longo prazo, é preferível solicitar cópias dos documentos solicitados com o carimbo e assinatura do gestor. A última página deve ser carimbada pela autoridade fiscal.
Cópias do OGRN (certificado de registro estadual) e TIN (registro fiscal) também são necessárias. Se um parceiro potencial estiver interessado em uma cooperação séria, ele também fornecerá um novo extrato do Registro Estadual Unificado de Pessoas Jurídicas, o original ou uma cópia autenticada. Tal documento pode ser assinado tanto com a assinatura manuscrita de um funcionário autorizado em combinação com o selo do departamento, quanto com uma assinatura eletrônica aprimorada - de acordo com a Lei nº 63-FZ, eles são equivalentes.
Se a empresa não conhece, vale a pena pedir informações sobre o número médio de funcionários, cópias de licenças para diversos tipos de atividades, títulos de propriedade ou contrato de arrendamento de instalações, documentos de equipamentos, passaportes de veículos.
Documentos solicitados durante a auditoria pelas autoridades fiscais
Para se proteger totalmente durante uma auditoria fiscal, é importante certificar-se de que todas as contrapartes estão “limpas”. Antes de celebrar um acordo, bem como trimestralmente, deve solicitar uma cópia autenticada da declaração de IVA com uma marca na entrega à autoridade fiscal, informações sobre a situação dos pagamentos de impostos e taxas. Também é importante esclarecer inicialmente, e é melhor obter uma carta oficial sobre o sistema de tributação aplicado.
Saber se uma contraparte paga imposto sobre o valor agregado é necessário saber não apenas para ter certeza de sua honestidade perante a lei. Se a transportadora, o fornecedor ou o contratante não pagar o IVA atempadamente, o seu pagamento pode ser cobrado ao consumidor dos serviços ou ao comprador, sendo bastante difícil contestar as autoridades fiscais neste caso.
O que procurar ao concluir um contrato
Para evitar que o fornecedor, empreiteiro ou empresa de transporte possa rescindir os termos do contrato em uma disputa, é importante certificar-se de que todas as assinaturas foram fornecidas por pessoas autorizadas. Muitas vezes, um contrato, especificações, pedidos, procurações, UPD, faturas, atos de trabalho executados e outros documentos são assinados por gerentes ou contadores. Se for ao tribunal, a administração simplesmente encolhe os ombros e se exime de qualquer responsabilidade pelas atividades de seus funcionários, mesmo que a essa altura eles ainda estejam trabalhando na organização.
O controle cuidadoso sobre as assinaturas nos documentos ajudará a evitar essa situação. Com antecedência, é necessário solicitar cópias autenticadas das decisões (atas) sobre a nomeação de um gerente, uma ordem sobre a nomeação ou recrutamento de um contador-chefe. Se o líder tem o direito de assinar por ele, então o pedido correspondente. Se necessário, obtenha procurações das pessoas autorizadas a assinar os documentos solicitados em nome da empresa.
