Muitas organizações têm requisitos rígidos para organizar documentos e criar arquivos. É necessário garantir a segurança das caixas e isolá-las de olhares indiscretos. Qualquer funcionário da empresa deve ser capaz de fazer o flash de arquivos e fazê-lo de forma meticulosa e extremamente precisa.
Necessário
- - Descrição do trabalho
- - Furador de artigos de papelaria ou máquina de encadernação
- - Cordão ou linha forte
- - Agulha de costura
- - cola de papelaria
- - Papel branco
- - Tesoura
- - Governante
- - Caneta
- - Selo (lacre, se necessário)
Instruções
Passo 1
Você precisa mostrar os casos de acordo com a descrição do seu trabalho. Em qualquer caso, este trabalho em todas as empresas é realizado de acordo com princípios gerais. Primeiro, você precisa numerar cada documento em ordem. Lembre-se de remover todos os clipes de papel, grampos de metal e alfinetes de segurança dos papéis.
Passo 2
Comece a costurar a caixa para que as folhas possam ser lidas livremente. Para isso, faça quatro furos verticais com um furador de escritório no centro da margem esquerda dos documentos. A distância entre os furos deve ser de pelo menos três centímetros. É conveniente usar uma máquina de mesa especial para costurar e encadernar documentos A-4. Com a sua ajuda, não será difícil criar as pastas necessárias - pode furar imediatamente uma pilha de papel até 10 cm de espessura.
etapa 3
Use uma agulha de costura especial para amarrar documentos, bem como barbante ou fios de náilon fortes. Como último recurso, você pode dobrar fios comuns várias vezes. Normalmente, os documentos são costurados duas vezes seguidas para que as folhas fiquem presas com mais segurança. Isso é especialmente importante se o caso estiver sendo preparado para um arquivo eterno.
Passo 4
Deixe as pontas soltas da linha ou do barbante cerca de 6 cm. Elas precisarão ser puxadas pelo orifício central do lado avesso do último documento e bem amarradas com um nó.
Etapa 5
Cole o nó e as pontas dos fios com um círculo (cerca de 4 cm de diâmetro) ou um quadrado (4 por 5 cm) com cola clerical. A figura deve ser recortada em papel branco grosso.
Etapa 6
Coloque o lacre de forma que ele se sobreponha parcialmente à etiqueta de papel e uma borda se sobreponha à última folha da caixa grampeada. Você também pode preencher este local com lacre.
Etapa 7
Espere até que a cola esteja completamente seca. Em seguida, diretamente sob o selo, indique a quantidade de folhas do arquivo e coloque a assinatura do responsável. Adicione uma carta de endosso e indique a data do endosso. Também são arquivadas cópias de documentos de várias folhas, sendo necessária a colocação de carimbo com assinatura, data e a inscrição "Cópia está correta".
Etapa 8
Amarre a caixa para armazenamento temporário em uma brochura e os documentos para o arquivo permanente em uma capa dura. Indique os prazos na caixa costurada.