No final da reunião deverá ser elaborado um protocolo a fim de fixar a ordem do dia da reunião, as decisões tomadas, as condições em que serão implementadas, etc. É importante lavrar a ata imediatamente após a reunião, e não adiar "para mais tarde". É bom que uma secretária profissional possa manter as atas. No entanto, se este não for o caso, outras pessoas que conheçam certas regras para a manutenção de atas de reuniões também podem fazê-lo.
Instruções
Passo 1
A pessoa que lavra a ata da reunião deve estar ciente de todas as decisões das reuniões anteriores, a fim de compreender a lógica das decisões tomadas. Se você estiver registrando atas em uma reunião, faça cópias das atas de várias reuniões anteriores. Na reunião, documente imediatamente os itens da pauta.
Passo 2
Ao lado de cada item da pauta, escreva quaisquer pensamentos que foram expressos durante a reunião. Isso pode ser feito de forma breve, pois a ata será finalizada não durante a reunião, mas após ela. O objetivo dessas notas é que, com elas, você não perderá um único pensamento importante expresso. Anote também os nomes das pessoas que falam, para lembrar quem disse o quê e sobre o assunto. Escreva apenas fatos a partir de declarações, não opiniões ou suposições pessoais.
etapa 3
A própria execução do protocolo deve ocorrer imediatamente após a reunião, para que pontos importantes não sejam esquecidos ou os registros não sejam perdidos. As atas devem conter uma breve descrição da reunião em estilo empresarial. Para fazer isso, use a fala indireta, escreva tudo no pretérito: "II Ivanov notou que …".
Passo 4
O conteúdo do protocolo deve consistir em:
1. "limites" indicando o objetivo e a data da reunião, às vezes também indicando a hora de início da reunião;
2. listas de presentes e não presentes;
3. um resumo das decisões tomadas - indicando os iniciadores dessas decisões.
