As reuniões são um elemento essencial da vida empresarial. É uma ferramenta de monitoramento, definição de objetivos de gestão e implementação de feedback. Na reunião, são feitos relatórios e são prestadas informações sobre a situação atual. Seus participantes têm a oportunidade de conferenciar uns com os outros e, em última análise, tomar as decisões necessárias para a conclusão bem-sucedida das tarefas atribuídas.
Instruções
Passo 1
Defina o objetivo da reunião. Os seus participantes podem reunir-se, por exemplo, para realizar uma troca preliminar de pontos de vista, ouvir um relatório sobre a situação, preparar recomendações para a resolução de quaisquer questões ou aceitar essas questões. O tópico da reunião deve ser do interesse de todos os participantes da reunião.
Passo 2
Faça uma agenda de reunião. Nele, indique uma lista de questões que precisam ser ouvidas e discutidas durante o mesmo. Apenas os problemas que não podem ser resolvidos em uma ordem de trabalho devem ser discutidos. Envie a agenda preliminar da reunião a todos os participantes e ouça seus desejos e comentários sobre o tema e a agenda da reunião. Ajuste a agenda levando em consideração os desejos expressos.
etapa 3
Decida o local, hora e modo da reunião. Designe palestrantes e pontos focais para cada item da agenda. Peça aos apresentadores que enviem seus resumos com antecedência. Determine a programação da reunião, indique o tempo alocado para a discussão de cada assunto. Envie a agenda final da reunião e a agenda para cada participante.
Passo 4
Se necessário, envie aos participantes os resumos dos relatórios que serão apresentados na reunião, os projetos das decisões a serem tomadas, as notas informativas e os materiais analíticos.
Etapa 5
Considere a questão de como melhor acomodar os participantes na reunião, a fim de reduzir ao mínimo a possibilidade de situações de conflito. Os psicólogos notaram que mais frequentemente as pessoas que se sentam frente a frente entram em conflitos e disputas, com menos freqüência aquelas que se sentam lado a lado. Considere este fator.
Etapa 6
Identifique um presidente que poderá conduzir a reunião de forma que todos os problemas sejam resolvidos da melhor maneira e no menor tempo possível. Para fazer isso, ele deve fornecer decisões construtivas de cada participante da reunião e tornar a discussão comercial.
Etapa 7
Assegurar a estrita ordem de execução do programa da reunião e ela terá bastante êxito e as decisões nela tomadas serão eficazes.
