Se você tem que organizar e conduzir uma reunião de negócios, lembre-se: o sucesso do evento depende muito da preparação de qualidade. Não negligencie nenhum detalhe e sua reunião será de primeira qualidade.
Instruções
Passo 1
Marque uma data para sua reunião de negócios. Notifique todos os participantes com antecedência. Dependendo do formato do evento e com quem você está realizando uma reunião de negócios, pode ser um convite oral, telefone, e-mail ou carta comercial. É aconselhável enviar uma agenda a todos, com questões designadas para discussão, palestrantes, regulamentos e materiais de referência. Se os participantes estiverem mais preparados, a discussão das questões de negócios será mais eficaz.
Passo 2
Pense no local mais conveniente para sua reunião de negócios. Um espaço adequado pode ser a sala de conferências da própria empresa ou uma sala de reuniões. Vale a pena certificar-se de que nenhum de seus colegas esteja se inscrevendo para outra reunião ao mesmo tempo. Uma sala de conferências alugada também é uma opção acessível e bastante conveniente. Este serviço é oferecido por hotéis e hotéis, centros de negócios, instituições de ensino.
etapa 3
Às vezes, as reuniões de negócios são realizadas em cafés ou restaurantes. Esta opção é apropriada quando o número de participantes é pequeno. Se pretende combinar negociações com almoço ou pequeno-almoço ou jantar de negócios, tem que reservar mesa com antecedência. O local não deve ser barulhento, caso contrário, será difícil discutir questões de negócios. Também é indesejável escolher opções extravagantes e exóticas, seus gostos podem não coincidir com as preferências dos outros participantes. Portanto, é melhor optar por um estabelecimento clássico ou ter certeza de que seus parceiros compartilham plenamente suas paixões.
Passo 4
Prepare e teste o hardware. Projetor, microfone, telefone e equipamento de vídeo - ajuste e configure tudo com antecedência. As técnicas tendem a falhar e parar no momento mais inoportuno.
Etapa 5
Calcule se há cadeiras suficientes para todos os participantes. Certifique-se de que a sala não esteja muito abafada ou muito fria. Não se esqueça dos materiais de escrita - você deve fornecer papel e caneta a todos. Espalhe a apostila. Faça e coloque placas de identificação com os nomes dos participantes, se necessário.
Etapa 6
Se a reunião for longa, você precisará de uma pausa para o café ou para o almoço. Em qualquer caso, cuide da água - uma garrafa de água e um copo ao lado de cada participante é uma boa opção.
