Uma reunião de equipe pode ser uma forma eficaz de analisar várias situações de trabalho, incluindo situações de conflito. Ele discute publicamente questões polêmicas e toma decisões que são vinculativas para cada funcionário. A reunião coletiva deve ser precedida de muito trabalho preparatório.
Instruções
Passo 1
Formule o tema principal da reunião. Como regra, uma reunião coletiva é realizada sobre um assunto específico. Isso pode ser, por exemplo, uma análise do trabalho da organização durante o ano ou a transição para uma jornada de trabalho reduzida.
Passo 2
Pense na sua agenda. Seus pontos serão questões específicas que precisam ser discutidas. Deve haver pelo menos dois e não mais do que cinco. Classifique as perguntas em ordem decrescente de importância. Se o tópico da reunião for bastante amplo, coloque “Diversos” como o último item da pauta. Aqui você pode se afastar um pouco do tema principal e discutir pequenos problemas que preocupam a equipe no momento.
etapa 3
Prepare alto-falantes. Um funcionário competente, cuja opinião seja considerada de autoridade na equipe, deve falar sobre cada item da pauta da reunião. Avise-o sobre o próximo relatório com 1 ou 2 semanas de antecedência, para que a pessoa possa pensar com calma sobre sua mensagem. 2-3 dias antes da reunião, converse com cada palestrante, certifique-se de que o texto de seu discurso está pronto e corresponde ao tópico indicado.
Passo 4
Prepare a sala de reuniões. É bom se a sua organização tiver uma sala de montagem ou outra sala de reuniões. Caso contrário, use a maior sala possível. No dia da reunião, será necessário que haja cadeiras suficientes instaladas e um projetor, computador e microfone conectados e configurados, se houver. Você também pode organizar com antecedência para cada participante da reunião pastas especiais com documentos a serem discutidos.
Etapa 5
Notifique todos os funcionários sobre a data, hora e local da reunião. Use um dos métodos tradicionais: afixe informações em um quadro de avisos, envie um e-mail, ligue para os chefes das divisões estruturais, converse pessoalmente com cada funcionário. Sua escolha dependerá da tradição da empresa e do número de funcionários.
Etapa 6
Registre os participantes antes de iniciar a reunião. Posteriormente, você anexará essa lista ao protocolo. Certifique-se de iniciar a reunião no horário programado e anunciado para os funcionários. Não espere pelos retardatários, mostre a importância e seriedade do evento.
Etapa 7
Anuncie o tema principal da reunião e os assuntos que serão tratados lá. Peça à equipe para escolher um presidente e secretário para a reunião. Via de regra, o chefe da organização ou seu substituto é eleito presidente e o secretário ou gerente do escritório. O presidente conduzirá a reunião, manterá a ordem e seguirá as regras. As atribuições do secretário incluem a manutenção de um protocolo detalhado: registrar as falas dos palestrantes, perguntas a eles, discussões e propostas.
Etapa 8
Siga o cronograma de palestras estabelecido, caso contrário, sua reunião corre o risco de se arrastar até a meia-noite e nunca tomar qualquer decisão. Como regra, os palestrantes principais têm de 15 a 20 minutos à sua disposição, mas não mais do que 30. Os co-palestrantes sobre questões secundárias devem ter de 10 a 15 minutos. O discurso de um participante do público é limitado a 2-3 minutos. Você pode responder a uma pergunta no máximo 5 minutos. Se o tempo for excedido, lembre-se firmemente das regras.
Etapa 9
Depois que a agenda da reunião for definida e todos tiverem feito um discurso, faça um breve resumo da reunião. Se decisões importantes foram tomadas, seu rascunho deve ser lido em voz alta para todos os presentes.
Etapa 10
No prazo de dois dias após a reunião, você deve preparar a versão final da ata e as decisões tomadas. A ata deve ser aprovada e assinada pelo presidente da mesa. Leve as decisões e os prazos para sua implementação ao conhecimento de todos os funcionários que devem implementá-los.
