A arte de ser líder não consiste em redigir pedidos, mas em motivar habilmente os funcionários da organização, formando uma equipe de pessoas com ideias semelhantes, resolvendo rapidamente os problemas que a empresa enfrenta e respondendo às mudanças do mercado. Todas essas tarefas podem ser resolvidas se as reuniões forem organizadas corretamente.
Instruções
Passo 1
Notifique a equipe sobre o horário e local da reunião, se não for regularmente. Envie seu boletim informativo por e-mail com alguns dias de antecedência para que não seja uma surpresa para a equipe. Na carta, informe os funcionários sobre o assunto para não causar boatos e especulações que podem chegar ao absurdo.
Passo 2
Peça aos funcionários que preparem o material que você está prestes a discutir e que requer decisões coletivas. Com antecedência, desenvolva e envie aos seus funcionários um formulário de relatório estruturado, isso permitirá não espalhar na discussão, mas passar para números e cálculos. Além disso, o relatório padrão permitirá que você compare os resultados de diferentes departamentos e será uma fonte adicional de motivação.
etapa 3
Certifique-se de que os convidados estejam presentes e resuma o ponto. Se algum dos funcionários se atrasar, comece sem ele, não faça aqueles que valorizam o seu e o seu tempo esperarem por um retardatário.
Passo 4
Que todos falem sobre o tema da reunião. Se a reunião da equipe for sobre relatórios ou desempenho, dê a palavra a um representante de cada departamento, mas não deixe que a reunião se transforme em uma narrativa entediante. Interrompa o orador com cuidado e tato e use perguntas para guiá-lo na direção certa. Além disso, não permita que surjam conflitos quando as reuniões se transformam em uma forma de resolver problemas entre diferentes departamentos, por exemplo, contabilidade e departamento de vendas, resolva problemas pessoais com cada funcionário separadamente. Quando todos tiverem expressado seus pontos de vista sobre um determinado assunto, feche o tópico e passe para o próximo item da pauta da reunião.
Etapa 5
Use a regra da cenoura e do bastão. Elogie os representantes do departamento cujo desempenho superou suas expectativas, repreenda com cuidado aqueles que não cumprem as metas estabelecidas no plano. Essas reuniões serão um bom incentivo para trabalhar melhor e resolver problemas. Se no trabalho de um departamento há um “eufemismo” sistemático, convide a equipe a discutir esse problema e a tomar decisões anticrise em conjunto. Não se permita falar abertamente contra funcionários individualmente, não humilhe os funcionários.
Etapa 6
Resuma os resultados da reunião, mais uma vez especifique quais decisões foram tomadas, quais planos foram definidos. Cada um dos presentes deve compreender quais ações e resultados são esperados dele e em que prazo ele deve concluí-lo. Na próxima reunião, controle o processo de atendimento de pedidos e solução das tarefas atribuídas.
