A reunião é um atributo tradicional de qualquer processo de gestão. A importância, natureza, nível técnico e duração desta reunião de negócios podem variar dependendo dos objetivos e condições específicas da reunião. Ao mesmo tempo, este evento tem duas características principais distintivas: na reunião, um ou outro problema ou tarefa é discutido, e o resultado deve ser uma determinada decisão. Uma reunião bem-sucedida requer uma organização clara.
Instruções
Passo 1
Antes de convocar uma reunião e convidar um grupo específico de participantes para ela, formule o propósito da reunião. Esclareça para si mesmo: com que decisão deve terminar. O resultado pode ser a aprovação de um plano de trabalho para um determinado período, o desenvolvimento de um rascunho de um pedido real, a elaboração de um cronograma de rede, etc.
Passo 2
Se um problema for resolvido em uma reunião, o propósito de uma reunião de negócios exigirá a resposta às perguntas: por que, por que e como. Existe uma regra imutável: antes de concordar, você deve concordar sobre o que será discutido. Pode ser que os participantes autorizados da reunião pensem que o problema declarado não existe. Reuniões especiais - para gerar (desenvolver) ideias. Eles podem assumir a forma do chamado "brainstorming". O cenário para tal procedimento precisa de um não padronizado, criativo.
etapa 3
Uma etapa importante na preparação da reunião é a formulação da agenda. Uma reunião pode ser inútil e improdutiva se seus componentes informativos e problemáticos não funcionarem. Portanto, pense claramente sobre o cenário do tópico da conversa. Compare: "A questão de aumentar as vendas do produto A na rede de varejo" e "Acordar ações para aumentar as vendas do produto A na rede de varejo." No primeiro caso, a discussão pode se transformar em relatos banais, no segundo - na solução de problemas dolorosos.
Passo 4
O local da reunião também é importante. Há uma observação psicológica correta: se a discussão é realizada no escritório de um líder, sua visão de resolver um problema particular pode obviamente ser dominante e mais preferível. Qualquer outra sala (sala de conferências, sala espaçosa) pode ser a melhor opção. Lembre-se: a zona de comunicação confortável fica a cerca de um metro de distância. Sempre que possível, lembre-se disso ao colocar as cadeiras. Mesas redondas ou ovais são boas para reuniões. Um retiro pode ser ainda mais apropriado em situações específicas, mas é uma opção muito cara.
Etapa 5
Planeje seu horário de reunião com atenção. É irracional marcá-lo antes do intervalo para o almoço ou no final do expediente, sendo preferível o horário da manhã. Se você estiver planejando uma reunião longa, faça pausas ou pausas para o café (5 a 10 minutos a cada hora). Se você precisar realizar uma reunião informativa, uma opção é possível sem uma reunião clássica, ou seja, sem cadeiras.
Etapa 6
Disciplina os funcionários da organização e passa a fazer parte da cultura corporativa uma programação clara de reuniões: recomenda-se realizá-las em um dia normal da semana e em um determinado horário (por exemplo, sexta-feira pela manhã).
Etapa 7
As reuniões sérias geralmente exigem clareza: demonstração de tabelas, diagramas, exibição de materiais de vídeo. É desejável ter quadro branco, flip chart, tela para essas necessidades.
