Planejadores, reuniões e reuniões são parte integrante do fluxo de trabalho. Sua principal tarefa é analisar coletivamente qualquer situação de serviço. Os participantes das reuniões de trabalho podem e devem se manifestar ativamente, discutir detalhes e propor soluções para os problemas. Para que uma reunião seja eficaz, o organizador deve cumprir certas regras.
Necessário
- - agenda;
- - as regras da reunião;
- - protocolo da reunião.
Instruções
Passo 1
Aprenda os principais sinais de uma reunião eficaz. Existem alguns deles: 1. A reunião tem um propósito específico; 2. O organizador fez todo o trabalho preparatório necessário; 3. A reunião é frequentada apenas por colaboradores interessados e diretamente relacionados com os assuntos discutidos; 4. A discussão não se desvia do tópico principal; 5. Como resultado da reunião, foram definidos planos imediatos e dadas instruções específicas aos colaboradores, devendo todos estes assuntos ser supervisionados pessoalmente pelo gestor, especialmente se a organização ainda não tiver constituído um mecanismo para a realização de reuniões eficazes.
Passo 2
Formule o tema principal da reunião. Deve ser relevante e compreensível para os funcionários. É muito importante que a reunião de trabalho tenha um objetivo específico: desenvolver um plano de evento, aprovar uma decisão, apresentar uma ideia, etc. Por exemplo, você não deve falar sobre a crise econômica global se sua agência de publicidade tem menos clientes. Nesse caso, a reunião deve ser dedicada à ampliação do leque de serviços e à mudança do sistema de descontos.
etapa 3
Prepare uma agenda de reunião detalhada. Nele, indique o tema principal, as questões que estão programadas para serem discutidas, os nomes dos palestrantes, a composição dos convidados, a data, horário e local do evento. Cada item da agenda deve detalhar o tópico principal da reunião, refletir algum aspecto dele. As questões podem ser agrupadas de acordo com o princípio “do simples ao complexo”, ou em uma ordem analítica - “a situação atual - suas origens - soluções possíveis”.
Passo 4
Anexe o cronograma da reunião à agenda. Nele, estabeleça o horário dos palestrantes principais, das informações dos co-palestrantes, do esclarecimento de dúvidas e da discussão. Elabore horários, mesmo para pequenas reuniões de serviço. Isso vai ensinar você e seus funcionários a valorizar o tempo de trabalho, cumprir prazos e expressar pensamentos de forma clara e direta.
Etapa 5
Familiarize os funcionários com a agenda com antecedência. Envie por e-mail corporativo ou distribua a todos que você convidar para a reunião. Peça a todos que se preparem para a discussão. Enfatize o que você espera de cada participante da proposta dentro de sua competência.
Etapa 6
Comece a reunião com sua própria palestra. Em 3-5 minutos, conte sobre o motivo que o levou a organizar esta reunião e o resultado que deseja alcançar. Em seguida, familiarize os participantes com a agenda e o cronograma de trabalho.
Etapa 7
Conduza a discussão. Mantenha uma discussão amigável, mas construtiva. Incentive cada participante da reunião a expressar sua opinião, entre em contato com o "silêncio" com perguntas pessoais que requeiram uma resposta detalhada. Com tato, mas com firmeza, elimine as tentativas de desviar a conversa do assunto principal. Resuma os subtotais para cada pergunta.
Etapa 8
No final da reunião, exprima mais uma vez as decisões e orientações dadas aos colaboradores. Certifique-se de que todos os participantes entendam suas tarefas e lembrem-se de seus prazos. Registre pontos importantes no protocolo. Enviar cópia aos especialistas responsáveis pela execução das ordens, bem como aos funcionários envolvidos na execução das decisões tomadas.
