A cooperação com parceiros estrangeiros já se tornou a norma para as empresas russas. Portanto, a troca de delegações, que faz parte do processo de trabalho, também é uma ocorrência bastante comum. Mas se você está hospedando seus parceiros estrangeiros ou russos na empresa pela primeira vez, você deve levar em consideração várias nuances para que elas não interfiram no estabelecimento de contatos de negócios e estraguem a impressão da reunião.
Instruções
Passo 1
Um convite para uma reunião deve ser enviado o mais cedo possível, mesmo que um acordo preliminar tenha sido alcançado. Isso é um sinal de que você valoriza muito o tempo de seus parceiros e respeita sua ocupação.
Passo 2
Quando a confirmação for recebida, especifique o número de membros da delegação que chega. É melhor se você receber uma lista de convidados com uma indicação da posição e instruções supervisionadas. Selecione a composição da sua delegação de acordo com esta lista, em termos de número deve ser aproximadamente a mesma da delegação de convidados. Discuta com os convidados o idioma que eles preferem comunicar e cuide de um intérprete para você, mesmo que os convidados venham com seu próprio intérprete.
etapa 3
Conheça a área de responsabilidade e competência de cada um de seus convidados. Parceiros estrangeiros, via de regra, são muito rigorosos na manutenção da cadeia oficial de comando, portanto, você precisa ter uma ideia clara de quais questões este ou aquele hóspede está autorizado a discutir.
Passo 4
Prepare e chegue a um acordo sobre uma lista de questões que você precisará discutir. Reúna todos os materiais e documentos de que possa precisar. Decida quais documentos serão assinados como resultado das negociações e discuta como serão conduzidas: duração, pausas.
Etapa 5
Escolha uma sala confortável com base no número de pessoas presentes na reunião. Cada um deles deve ter um local onde possa se acomodar confortavelmente, pois entre os intervalos você terá que sentar-se por várias horas. Certifique-se de que durante a reunião sejam servidos chá, café, biscoitos e copos e água mineral nas mesas. Se ninguém se importar, não se esqueça de colocar os cinzeiros.
Etapa 6
Peça consentimento aos seus convidados para a gravação de áudio da reunião, ela não pode ser feita sem permissão. Sente os convidados de frente para a porta da frente, esta nuance psicológica permitirá que eles não se sintam estressados. Peça para não se distrair com ligações externas durante as negociações. Prepare diários e canetas para os convidados.
Etapa 7
Não force os convidados a procurá-lo quando chegarem ao ponto de encontro. Alguém deve encontrá-los no saguão do prédio e acompanhá-los até a sala onde serão realizadas as negociações.
