A ordem refere-se a documentos administrativos, é emitida pelo chefe da organização, atuando na base de gestão individual, e é obrigatória para execução. Este documento deve ser publicado apenas quando necessário, conter instruções específicas para determinados indivíduos ou toda a equipe, não deve ser entupido com informações desnecessárias e desnecessárias.
O primeiro grupo de ordens deve incluir documentos organizacionais e de gestão. Eles são emitidos nos casos em que a empresa precisa determinar a ordem (estrutura) de gestão, pessoal, fazer alterações na tabela de pessoal, resolver questões de reorganização (criação ou liquidação de divisões estruturais), etc. As ordens organizacionais são emitidas na empresa papel timbrado, em formato livre. São registrados e mantidos pelo secretário ou responsável pela manutenção dos registros na empresa. O período de armazenamento para esses pedidos é ilimitado.
O segundo grupo inclui ordens operacionais para atividades administrativas e econômicas. Com a ajuda deles, os problemas do trabalho atual da empresa, equipamento técnico, fornecimento são resolvidos. São emitidos com base nos resultados dos trabalhos de um determinado período de tempo, com base nos resultados de vistorias, auditorias, etc. O procedimento de emissão e registo de tais encomendas é semelhante ao do grupo anterior, mas o seu período de armazenamento é de 5 anos. Após o término do período especificado, eles são destruídos da maneira prescrita.
O próximo grupo é de pedidos de pessoal. São elaborados, registrados e armazenados no departamento de gestão de pessoas. De acordo com os termos, os pedidos são diferenciados para armazenamento de longo prazo (75 anos) e curto prazo (menos de 10 anos).
Os primeiros incluem pedidos de admissão, demissão, transferência permanente e temporária de longo prazo, mudança de sobrenome, atribuição de qualificações, títulos, graus, viagens de negócios longas, etc. Esses pedidos são registrados em um diário separado, têm a letra "l / s "ou" k ". No final do ano são, via de regra, numerados, costurados ao diário de bordo e entregues ao arquivo. Ao segundo - encomendas de concessão de férias, viagens de negócios de curta duração, transferências e substituições temporárias, estágios, etc. Estas encomendas ficam armazenadas durante 5 anos, após os quais são destruídas com a lavratura de um auto.
A maioria dos pedidos de pessoal é redigida em formulários padronizados. Por exemplo, ao se candidatar a um emprego, um formulário T-1 é usado, ao transferir - T-5, ao enviar trabalhadores em viagem de negócios - T-9… Se o formulário obrigatório não estiver entre os formulários unificados (por exemplo, para um pedido de atualização da categoria de qualificação), a empresa pode desenvolver seu próprio formulário.
