O registro de documentos é um processo expresso na fixação de credenciais sobre um documento específico quando ele é enviado, recebido, criado. Atualmente, são utilizados diários, cartões e formulários automatizados de registro de documentos.
O registro interno de documentos faz parte integrante das atividades de qualquer órgão, instituição, entidade comercial ou empresário estadual ou municipal. Na prática, esse processo se resume a fixar informações básicas sobre o documento em um formato especial que é usado para registro interno.
Nesse caso, não apenas os documentos de entrada e saída geralmente estão sujeitos a registro interno, mas também os documentos criados na própria organização (por exemplo, contratos com contrapartes). As responsabilidades pelo registro de documentos geralmente são atribuídas a uma secretária ou escriturário; em grandes organizações, departamentos inteiros são criados para otimizar esse processo.
Quais são as formas de registro interno de documentos?
A forma mais comum de registro interno de documentos ainda é o registro de periódico. Nesse caso, as informações sobre os documentos são inseridas em um diário especial, dividido em várias colunas. Certifique-se de inserir os dados da data de recebimento, envio ou criação do documento, seu número de registro, nome e sua breve descrição são registrados.
Uma forma alternativa é o cadastro de documentos em cartão, no qual as informações de cada documento são inseridas em um cartão separado, cujas regras de preenchimento são aprovadas previamente. Finalmente, a forma mais progressiva é considerada o registro automatizado de documentos, o que minimiza a papelada.
Qual a forma mais conveniente para a organização?
A forma de diário de registro interno de documentos pode ser efetivamente utilizada em pequenas organizações, onde um especialista é responsável pela implementação dos procedimentos pertinentes. A desvantagem deste formulário é que não é possível que vários funcionários trabalhem simultaneamente no registo de documentos, pelo que não é adequado para grandes empresas. Além disso, na presença de várias revistas de registro de documentos (por exemplo, em diferentes departamentos), muitas vezes surge confusão com seus dados de registro.
Essas desvantagens são superadas com o uso do formulário de cartão de registro interno, que permite registrar de forma rápida e eficiente informações sobre qualquer número de documentos. Se o objetivo da empresa é minimizar a burocracia, recomenda-se a utilização de um formulário de cadastro interno automatizado, que exigirá um software especializado.
