Quando há muitos documentos acumulados e eles estão em uma pilha, pode ser difícil descobrir o que se refere a quê. Encontrar o documento certo é ainda mais difícil. Para resolver este problema, você precisa organizar seus documentos. O método descrito é adequado não apenas para organizar documentos em papel, é bastante aplicável a documentos em formato eletrônico, é claro, com suposições menores.
Instruções
Passo 1
Organizar seus documentos é fácil, mesmo se houver muitos deles. Percorra todos os documentos disponíveis e faça uma lista das categorias pelas quais irá ordená-los. Determine se haverá subcategorias nesta lista. Por exemplo, na categoria geral de contratos, pode-se distinguir contratos de fornecimento, de prestação de serviços. Dentre os pedidos, destacam-se os pedidos gerais relativos às atividades da empresa, e os pedidos de pessoal.
Passo 2
Quando a lista de categorias estiver completa, determine como e onde você colocará os documentos. Combine com a gestão os custos de aquisição de material de escritório (pastas, ficheiros, autocolantes coloridos), porque separar e distribuir documentos é mais agradável se não tiver de mexer em pastas velhas e estragadas.
etapa 3
Classifique os documentos disponíveis de acordo com a lista que você compilou. Coloque-os em pilhas separadas. Se necessário, escreva sobre eles com um lápis ou cole um adesivo (para não se confundir durante o processo de triagem).
Passo 4
Avalie se os documentos de uma categoria (subcategoria) caberão na pasta e arquive-os. É melhor organizar os documentos de acordo com a data de sua preparação. Como regra, no trabalho diário, os documentos são arquivados à medida que são criados, com os documentos mais recentes no topo. Ao transferir casos para o arquivo, a ordem muda (na parte superior está o documento mais antigo, na parte inferior - o mais tardar na data de criação).
Etapa 5
Se você estiver arquivando documentos de anos diferentes na mesma pasta, separe visualmente um ano do outro com um adesivo colorido ou uma folha maior. Esses marcadores tornam muito mais fácil encontrar o documento desejado no futuro.
Etapa 6
Faça um anexo para o próximo documento.
Etapa 7
Se necessário, faça um cadastro de todas as pastas com documentos, indicando o conteúdo de cada pasta, a data de sua criação e o término da manutenção, o local de armazenamento, etc. Organize as pastas de forma que seja conveniente usá-las e você não tenha que "passar" por elas no meio de uma tonelada de papel usado.
