O descarte de documentos é um processo muito complexo e demorado. Via de regra, muitos documentos se acumulam nos arquivos das organizações, os quais, depois de decorrido o prazo de prescrição, devem ser eliminados, ou seja, destruídos. É muito importante preencher corretamente toda a documentação relacionada com a destruição do arquivo. Um dos principais documentos é o ato.
Instruções
Passo 1
Em primeiro lugar, deve-se observar que, antes de destruir documentos, é necessário fazer um inventário deles, ou seja, verificar todas as datas, disponibilidade e sigilo. Existem documentos que não só precisam ser jogados fora, mas queimados (ou destruídos em uma trituradora), para não revelar segredos comerciais.
Passo 2
Certifique-se de fazer um inventário da documentação a ser descartada. Além disso, por despacho, designar as pessoas que farão parte da comissão de especialistas. Dentre eles, destaca-se o presidente responsável pela transferência de documentos para a área de contabilidade.
etapa 3
O próprio ato sobre a alienação de documentos que já tenham expirado o prazo de prescrição não possui forma unificada. Portanto, você pode compor de qualquer forma.
Passo 4
Em primeiro lugar, indique os detalhes da organização, eles podem estar localizados no canto superior direito e no canto esquerdo. Indique aqui o nome da organização de acordo com os documentos constituintes, unidade estrutural, dados bancários, morada e contactos.
Etapa 5
Um pouco abaixo à direita, escreva “Eu aprovo”, abaixo indique o gerente e deixe o campo sob sua assinatura e a data de compilação.
Etapa 6
Abaixo, no centro, escreva "Agir sobre a alocação e destruição de documentos vencidos". Em seguida, na linha abaixo, indique a base, ou seja, a ordem (ordem) da cabeça. Em seguida, relacione as pessoas da comissão de especialistas, indicando seus nomes e cargos.
Etapa 7
Em seguida, escreva algo assim: "A comissão de especialistas, orientada por (lista, inventário), alocou para destruição os documentos que perderam o prazo de prescrição". A seguir, indique os dados em forma de tabela, que deve conter colunas como número de série, data do documento, título, explicação, número de documentos, número do documento no inventário (lista).
Etapa 8
Após a tabela, resuma, ou seja, indique a quantidade de documentos a serem reciclados. Além disso, o ato deve ser assinado por todos os membros da comissão. E o presidente deve assinar que a íntegra dos documentos será encaminhada para reciclagem. Ao final, coloque a data de compilação e sele tudo com o selo azul do selo da organização.
