A presença de um selo em um documento indica sua importância, autenticidade e status oficial. Porém, no decorrer das atividades das empresas, de vez em quando, surgem dúvidas sobre onde e que tipo de selo deve ser colocado.
Em primeiro lugar, as regras para a afixação de um selo dependem do seu tipo e acessório. Assim, o selo oficial com a imagem de uma águia de duas cabeças é colocado nos documentos das instituições do Estado. Organizações comerciais e empreendedores individuais certificam documentos com um carimbo redondo padrão contendo o nome (sobrenome, nome e patronímico), dados cadastrais e, se desejado, o logotipo da empresa. Documentos, celebração de contratos, execução de ordens de pagamento e cheques, oficiais cartas, procurações, etc., você pode fazer outros adicionais: para consultas, documentos financeiros, departamento de RH. Simultaneamente, deve ser indicada na impressão a sua finalidade, sendo que o selo principal certifica as assinaturas das primeiras pessoas - directores e seus suplentes, e dos adicionais - funcionários dos serviços competentes (contabilidade, departamento de pessoal, etc.). A impressão deve ser aposta de forma a capturar parcialmente a titularidade do cargo de quem assinou o documento, e os detalhes da assinatura e do selo sejam bem visíveis. O Sistema Estadual de Apoio à Documentação de Gestão (GSDOU), aprovado por despacho do Glavarchive da URSS em 23 de maio de 1988, prevê a relação de documentos que contém o selo principal ou oficial. Não existe uma edição mais recente, mas aplicada ao momento atual tem a seguinte aparência: - atos; - procurações; - contratos; - conclusões, revisões; - pedidos (para uma carta de crédito; sobre a recusa de aceitação, reclamações, etc.); - certificados de viagem; - amostras de impressões de selos e assinaturas; - cartas; - ordens de pagamento, solicitações, cheques, para a transferência de moeda, etc.; - regulamentos sobre a organização; - registros; - estimativas de custos; - acordos; - certificados (arquivamento, limite, no pagamento de valores de seguro, etc.); - especificações; - listas de títulos; - certificados; - cartas de organizações; - quadros de pessoal. A fim de excluir possíveis mal-entendidos na utilização de selos, é aconselhável que as empresas determinem a lista dos próprios documentos, bem como os lista de pessoas e amostras de assinaturas que requerem carimbo de certificação. Além disso, existem formulários unificados de documentos com o requisito "M. P." - local de impressão. Nesses casos, normalmente não há dúvidas sobre onde colocar o selo, mas uma regra geral deve ser seguida: a impressão deve ser clara e legível.
