A maioria das organizações tem documentos armazenados por décadas. Para evitar que seus títulos se percam ou enrugem, arquive-os em pastas de plástico ou cartão. Antes de fazer isso, certifique-se de atribuir seu próprio número a cada contrato. Isso tornará mais fácil encontrá-lo quando necessário.
Instruções
Passo 1
Para encontrar facilmente o contrato certo, faça um livro de contabilidade. Pegue um caderno grosso quadrado. Numere a primeira folha. Dê um número ao segurança e anote-o neste diário. O número pode consistir apenas em números, por exemplo 345. Ou ter letras - 123-ID. Além disso, insira a data em que o contrato foi concluído. A linha do diário deve ter a seguinte aparência: 1. Contrato nº 345-Id datado de 2011-03-23. Nas notas, indique a essência da transação, se exigido pelo estilo corporativo de documentação.
Passo 2
Quando houver mais de uma entidade legal na organização, prepare seu próprio diário de contrato para cada uma. Use símbolos convencionais para designação. Por exemplo, escreva os documentos da LLC "Três Ursos" como 456-TM. E marque os contratos do OJSC "Lobo e Chapeuzinho Vermelho" 876-VKSH. Os números devem ir nos cadernos em ordem para que não haja confusão.
etapa 3
Mesmo que cada divisão da empresa se dedique à execução e aprovação de documentos, deve haver um livro de contabilidade de contratos. Caso contrário, a quantidade de documentos se repetirá, o que trará discórdia nas atividades da empresa. Instrua a secretária ou o gerente do escritório a manter este diário. Não dê aos funcionários um selo ou assinatura com o CEO até que um número de identificação seja atribuído a ele.
