Os documentos que entram na organização estão sujeitos a contabilidade. Normalmente, registrar as cartas que chegam é tarefa do escritório, mas em equipes pequenas, essa responsabilidade costuma ser atribuída à secretária. O método de processamento de correspondência, via de regra, é descrito em detalhes nas instruções internas para o trabalho de escritório. Se estiver ausente, ao processar novos documentos, você precisa seguir uma determinada ordem de ações.
Necessário
- - diário de registro de correspondência recebida;
- - carimbo "Carta de entrada".
Instruções
Passo 1
Aceite e classifique a correspondência recebida. Todas as cartas precisam ser abertas, exceto aquelas com uma marca especial, por exemplo, "Pessoalmente para o gerente" ou "Confidencial", etc. Não se apresse em jogar fora o envelope, primeiro verifique se o endereço do remetente está indicado no texto. O registro não exige documentos contábeis (faturas, faturas), parabéns, materiais publicitários.
Passo 2
Insira as informações sobre as cartas recebidas no registro de correspondência recebida. Pode ser eletrônico ou tradicional (papel). Ao preencher os formulários eletrônicos, siga as recomendações dos desenvolvedores do programa. Os sistemas informáticos facilitam o trabalho administrativo, ajudam a encontrar rapidamente as informações de que necessita. Porém, neles é importante a unificação, o cumprimento estrito das regras de entrada das informações, caso contrário, o documento pode se perder no banco de dados.
etapa 3
Compre um diário de bordo tradicional em uma gráfica ou organize você mesmo em um caderno A4. O principal requisito para isso é facilidade de pesquisa, clareza e precisão de enchimento. É conveniente manter um diário em forma de tabela com as seguintes colunas: 1. Data de registro. Considere as cartas recebidas no dia do recebimento e, à noite, submeta-as ao gerente para consideração, a menos que a organização tenha adotado um procedimento diferente; Número de registro. Este atributo de documento consiste no número da pasta "Documentos recebidos" (de acordo com a nomenclatura aprovada para assuntos da organização) e no número de série (do início do ano civil) da carta recebida. Por exemplo, "No. 01-12-273", onde 01-12 é o número da nomenclatura do caso, 273 é o número exclusivo da letra. Toda a correspondência recebida é registrada uma vez, independentemente do número de cópias recebidas posteriormente, inclusive as eletrônicas; O autor da carta (organização, indivíduo), por exemplo, "Vstrecha LLC" ou "Administração regional, vice-chefe V. S. Sidorov", etc. 4. O assunto do documento. Você pode preencher esta coluna com informações do título da carta ou formular brevemente a ideia principal após lê-la. Escreva de forma que mais tarde você possa lembrar facilmente qual documento está em questão e explicá-lo aos seus colegas. Por exemplo, "Sobre a celebração de um contrato de prestação de serviços de transporte" ou "Sobre a prestação de informações sobre o imposto sobre o rendimento antes de 12.12.2011", etc.; Executor. Preencha o campo após receber o visto de gerente. Digite o nome da pessoa que preparará a resposta. Observe a data de vencimento aqui. Destaque ou sublinhe a data da resposta à carta urgente. Notas. Aqui você pode fazer anotações sobre o cumprimento do pedido do gerente, ou indicar a presença de anexos importantes na carta, ou marcar a quantidade de cópias que os funcionários possuem no trabalho.
Passo 4
Complete a tabela como achar adequado. Por exemplo, temendo pela segurança dos documentos, marque o campo para a assinatura do contratante ao receber a carta. No entanto, não sobrecarregue o diário e a você mesmo com entradas excessivamente prolixas. O documento contém todas as informações necessárias, os formulários de inscrição só ajudam a traçar o estágio de trabalho nele.
Etapa 5
Coloque um selo especial em todas as cartas, que indica o tipo de correspondência - "Entrada". A impressão deve estar no canto inferior direito da primeira página do documento. Certifique-se de que a impressão não se sobreponha ao texto. Insira o número de série e a data do recibo na linha de impressão manualmente.
