A preparação de relatórios públicos não financeiros é uma tendência relativamente nova nos negócios russos de orientação social. O relatório público da empresa tem pouco a ver com o sistema de relatórios internos e é fundamentalmente diferente da análise contábil, portanto o processo de elaboração do documento tem características próprias e essenciais.
Transparência das informações comerciais
Os relatórios públicos chegaram às empresas domésticas do Ocidente, onde durante décadas foram usados como um mecanismo para criar transparência de informações nas atividades das organizações. Nos Estados Unidos e na Europa, via de regra, todas as grandes empresas publicam anualmente relatórios de desenvolvimento sustentável, nos quais fornecem informações sobre o componente social de seu trabalho e as medidas de proteção ao meio ambiente.
Na maioria das vezes, esses relatórios são preparados por empresas não mineradoras, industriais e de manufatura de um grande segmento de mercado. Nos documentos, eles, junto com os volumes de produção anuais, apontam os benefícios que trouxeram para a sociedade. Assim, os relatórios públicos consistem principalmente nos resultados das atividades beneficentes da organização, cumprimento da legislação ambiental, participação no desenvolvimento da sociedade civil e apoio a iniciativas sociais.
A tendência dos últimos anos indica um aumento do interesse de médias e mesmo pequenas empresas na elaboração de relatórios públicos, o que indica a utilidade desse mecanismo para o cumprimento dos objetivos corporativos. Os pequenos participantes do mercado desenvolveram um entendimento de que as informações sobre patrocínio a clubes esportivos e patrocínio a uma escola de arte, mesmo com baixos custos financeiros, certamente devem se tornar públicas.
Os principais destinatários dos relatórios públicos são:
- um amplo leque de públicos - consumidores de bens e serviços, a população da região onde a empresa atua;
- parceiros de negócios - fundadores de empresas, membros do conselho, representantes de atendimento ao cliente, empreiteiros e até organizações concorrentes;
- mídia de massa;
- funcionários da empresa.
Um relatório público é um documento adaptado para uma ampla gama de stakeholders, o que afeta o estilo de redação, o design gráfico e a escolha das informações a serem submetidas.
Escolha de informação
A coleta de informações para relatórios públicos está em andamento. A melhor opção é alocar uma unidade de pessoal separada para realizar este trabalho. Os deveres de um empregado, neste caso, devem incluir a coleta sistemática de informações de todas as divisões estruturais da empresa de acordo com critérios verificados.
Esses blocos de informação devem incluir todas as informações sobre a implementação de projetos sociais, a saber: reuniões com autoridades governamentais, consumidores, trabalhos de apelação de cidadãos, eventos beneficentes, etc.
Como muitas vezes se observa nos materiais metodológicos para a preparação de relatórios, o próprio processo de coleta de informações leva as empresas à necessidade de aumentar o apoio beneficente, criar novos projetos sociais, anunciar subsídios, etc.
As grandes empresas, via de regra, não inventam suas próprias “receitas” para a preparação de relatórios públicos, mas usam o GOST ISO 26000 “Diretrizes para responsabilidade social”, que agrupa todos os objetivos fundamentais da criação de documentos públicos.
Envio de informações
Um critério importante para um relatório público de alta qualidade é a disponibilidade de percepção para uma ampla gama de pessoas. Esses documentos devem ser compreensíveis para quase todas as pessoas interessadas, servir como uma fonte confiável de informações e não exigir solicitações adicionais à empresa para esclarecimentos.
Freqüentemente, os relatórios públicos possuem um grande número de gráficos, tabelas e tabelas, o que simplifica a apresentação das informações. As fotos também são uma parte importante de um relatório público de qualidade.
A prática mostra que o layout de um relatório público deve girar em torno de uma brochura em vez de uma apresentação documental. Na maioria das vezes, um relatório público tem um formato horizontal.
A estrutura do documento inclui uma página de rosto, conteúdo, uma introdução, que pode ser substituída por um discurso de boas-vindas do chefe da organização, a parte principal, uma conclusão e um dicionário terminológico. O índice alfabético também tornará mais fácil navegar no documento, mas por uma questão de comprimento, ele pode ser omitido.
Distribuição do relatório público
O relatório público impresso destina-se ao envio aos principais destinatários - fundadores, bem como aos parceiros de negócios. Em formato eletrônico, a denúncia pública é divulgada no site oficial e enviada a representantes da mídia.
Para informar os funcionários da organização, uma versão eletrônica do relatório público é enviada às divisões da organização.
