A contabilidade de liquidações com credores e devedores é uma das áreas-chave no trabalho do serviço de contabilidade de qualquer organização. O ato de reconciliação de liquidações mútuas é um documento contábil primário usado pelas contrapartes para controlar o cumprimento de obrigações mútuas. É elaborado na forma de um registo contendo todas as operações de expedição de mercadorias, prestação de trabalho e serviços e o seu pagamento durante um determinado período de tempo.
A forma do ato não é fixada ao nível legislativo, pelo que cada empresa, sujeita a todos os requisitos para a preparação dos documentos primários, tem o direito de desenvolver a sua própria versão do ato. É enviado à contraparte um documento redigido por uma das partes contratantes em duplicado e assinado por pessoa autorizada que, em caso de concordância com a regularidade das liquidações mútuas, o confirma com assinatura e devolve uma via.
Havendo divergências, a contraparte tem o direito de assinar um ato, indicando imprecisões na contabilidade, ou anexar seu próprio registro de liquidações ao documento. A recusa em assinar o ato significa que o devedor não reconhece a existência de obrigações para com a contraparte.
É altamente recomendável deixar o relatório de reconciliação nos casos em que as partes cooperem continuamente e planejem renovar os acordos existentes no futuro e concluir acordos adicionais com eles. Este documento também é exigido em situações em que o custo de um produto, obra ou serviço é alto e o vendedor fornece um pagamento diferido.
Se as partes no acordo têm obrigações mútuas entre si, então, tendo elaborado um ato de reconciliação para as confirmar, podem compensá-las. Além disso, a presença de um registro de obrigações mútuas em mãos economizará tempo na busca de documentos primários, caso haja necessidade de esclarecer as liquidações entre as contrapartes. As demonstrações de conciliação assinadas pelas partes também são a confirmação dos saldos de contas a receber e a pagar no final do período de relatório e início do período seguinte na preparação das demonstrações financeiras.
Apesar de o laudo de conciliação não poder ser utilizado em juízo como prova de uma operação e da existência de dívida, pode ser utilizado para prorrogar o prazo de prescrição e aumentar as chances de cobrança dos créditos. Tendo em mãos um ato de conciliação assinado, o que na verdade significa que a contraparte reconhece sua dívida, o credor aumenta o prazo durante o qual pode demandar o devedor pelo pagamento de fundos. Neste caso, é muito importante verificar se a autoridade da pessoa cuja assinatura consta do documento é válida.
