Algumas empresas possuem documentação há décadas. Para evitar que papéis importantes fiquem enrugados ou perdidos, eles precisam ser arquivados em pastas feitas de papelão rígido ou plástico. Dê a cada contrato um número separado para identificação.
Instruções
Passo 1
Para facilitar a localização do contrato desejado, mantenha um livro de registros. Dê um número ao documento e insira-o neste diário. Além do número, insira a data do contrato. A entrada no diário deve ter a seguinte aparência: 1. Contrato nº 123TP datado de 22.02.2011. Nas notas, é possível indicar a essência do contrato, quando exigido pelo estilo corporativo de documentação.
Passo 2
Se houver várias pessoas jurídicas na empresa, crie um livro de contratos separado para cada uma. Use símbolos convencionais em sua notação. Por exemplo, escreva os contratos da Masha and Bears OJSC como 123MM. E marque os títulos da ZAO "Três Porquinhos" com 123TP. Atribua os números para evitar confusão.
etapa 3
Quando o contrato tiver passado todas as aprovações, assinadas pelos diretores-gerais de ambas as partes, os selos tiverem sido colocados, o mesmo poderá ser arquivado em pasta. Escolha pastas com capa dura - elas garantirão a segurança dos documentos. Cada entidade legal precisa de sua própria pasta.
Passo 4
Antes dos lençóis. Pegue um furador e faça novos furos. Coloque o documento em uma pasta e prenda-o com antenas especiais. Separe um contrato do outro com uma folha A4 em branco.
Etapa 5
Você também pode arquivar contratos de outra maneira. Isso exigirá arquivos transparentes. Coloque cada documento em um arquivo separado e fixe-o em uma pasta.
Etapa 6
Não armazene muitos contratos em uma pasta - eles podem ficar enrugados. A pasta deve ser fácil de fechar, as folhas individuais não devem ficar salientes.
Etapa 7
Para armazenamento de pastas com contratos, tenha uma prateleira separada no armário. Na pasta, escreva o ano e a pessoa jurídica proprietária dos documentos. Isso permitirá que você encontre rapidamente os documentos certos, se necessário.
Etapa 8
Não há necessidade de manter sempre pastas com contratos de três anos atrás. Arrume-os em caixas de papelão, com assinatura do ano e da pessoa jurídica para a qual os documentos são emitidos. Envie as caixas para o armazém. Escolha um local seco para armazenamento. A umidade é prejudicial ao papel.
